Digitale Personalakte: Struktur, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte – So gelingt die sichere Einführung!

Die Verwaltung von Personalakten ist ein zentrales Thema in jeder HR-Abteilung. Durch die fortschreitende Digitalisierung setzen immer mehr Unternehmen auf die digitale Personalakte. Diese bringt zahlreiche Vorteile wie eine bessere Übersichtlichkeit und eine platzsparende Archivierung. Doch sie stellt auch Herausforderungen in Bezug auf Struktur, Aufbewahrung und Datenschutz dar. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie eine digitale Personalakte richtig strukturieren, welche Aufbewahrungsfristen gelten und wie ein sicheres Berechtigungskonzept aussieht.

1. Struktur einer digitalen Personalakte

 

Die Grundlage jeder digitalen Personalakte ist eine übersichtliche und logische Struktur. Eine gut durchdachte Struktur ermöglicht einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen und sorgt dafür, dass alle Dokumente zentral gespeichert sind. Hier ist ein bewährtes Modell:

Hier ist ein bewährtes Modell:

1. Persönliche Daten

•Stammdaten, Kontaktdaten, Notfallkontakte, Ausweiskopien

2. Vertragsunterlagen

•Arbeitsvertrag, Datenschutzvereinbarungen, Zusatzvereinbarungen.

3. Gehaltsunterlagen

•Lohnabrechnungen, Steuerbescheinigungen, Sozialversicherungsmeldungen.

4. Arbeitszeit und Abwesenheiten

•Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Arbeitszeitnachweise.

5. Fort- und Weiterbildungen

•Teilnahmezertifikate, Weiterbildungsanträge, Schulungen.

6. Leistungsbeurteilungen und Feedback

•Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen, Feedbackbögen.

7. Disziplinarische Maßnahmen

•Abmahnungen, Gesprächsprotokolle, Vereinbarungen zur Konfliktlösung.

8. Betriebliche Altersvorsorge und Sozialleistungen

•Unterlagen zur Altersvorsorge, Versicherungen, sonstige Benefits.

9. Beendigungsunterlagen

•Kündigungsschreiben, Aufhebungsverträge, Zeugnisse.

Eine solch strukturierte digitale Personalakte sorgt für eine hervorragende Übersicht und ermöglicht einen effizienten Zugriff auf alle relevanten Dokumente.

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2. Aufbewahrungsfristen im Blick behalten

 

Warum ist die Unterteilung der digitalen Personalakte in einzelne Dokumente so wichtig? Aus zwei wesentlichen Gründen:

1. Dokumente unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen.

2. Ein Berechtigungskonzept legt fest, wer Zugriff auf welche Daten hat.

Die Aufbewahrungsfristen von Personalunterlagen richten sich nach gesetzlichen Vorschriften. Sie dienen dazu, Ansprüche abzusichern und Nachweispflichten zu erfüllen. Hier eine Übersicht typischer Fristen:

Übersicht der Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen 

Dokumentenart	Aufbewahrungsfrist	Rechtsgrundlage/Begründung
Persönliche Daten	–	Daten sind nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu löschen, sofern sie nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO).
Vertragsunterlagen	10 Jahre	§ 147 Abgabenordnung (AO): Verträge und Vertragsänderungen gelten als steuerlich relevante Dokumente.
Gehaltsunterlagen	10 Jahre	§ 147 AO: Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Sozialversicherungsmeldungen.
Arbeitszeit und Abwesenheiten	3-5 Jahre	§ 16 Mindestlohngesetz (MiLoG): Arbeitszeitnachweise sind für 2 Jahre aufzubewahren; Krankmeldungen und Urlaubsanträge für bis zu 5 Jahre zur Absicherung arbeitsrechtlicher Ansprüche.
Fort- und Weiterbildungen	2 Jahre nach Austritt	Keine gesetzliche Frist, aber zur Dokumentation der Weiterbildung und Qualifizierung sinnvoll.
Leistungsbeurteilungen und Feedback	2 Jahre nach Austritt	Keine spezifische gesetzliche Frist; sollten nach dem Verlassen des Mitarbeiters gelöscht werden, sofern keine Ansprüche bestehen.
Disziplinarische Maßnahmen	2-3 Jahre nach Vorfall	Keine spezifische Frist; Maßnahmen wie Abmahnungen sollten nach angemessener Zeit aus der Personalakte entfernt werden, wenn sie ihre Relevanz verloren haben.
Betriebliche Altersvorsorge und Sozialleistungen	10 Jahre	§ 147 AO: Relevante Dokumente zur betrieblichen Altersvorsorge und anderen Sozialleistungen, sofern sie steuerlich relevant sind.
Beendigungsunterlagen	10 Jahre (Zeugnisse: 2 Jahre)	Kündigungsschreiben und Abrechnungen: § 147 AO; Arbeitszeugnisse müssen in der Regel bis zu 2 Jahre nach Ausscheiden verfügbar bleiben.

 

Weitere Hinweise zur Aufbewahrung:

•Verjährungsfristen: Für viele Dokumente sind die allgemeinen Verjährungsfristen relevant, z. B. 3 Jahre gemäß § 195 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) für Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis. Daher sollten einige Dokumente (wie Krankmeldungen, Urlaubsanträge) über diesen Zeitraum hinaus aufbewahrt werden.

•Datenschutz und Löschung: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sollten personenbezogene Daten gemäß Art. 17 DSGVO („Recht auf Vergessenwerden“) gelöscht werden, es sei denn, sie sind weiterhin für die Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Pflichten erforderlich.

•Archivierungspflichten: Die Fristen für steuerlich relevante Dokumente sind besonders wichtig, da die Finanzbehörden in Deutschland eine Aufbewahrung von 10 Jahren für Dokumente verlangen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

 

3. Ein sicheres Berechtigungskonzept für die digitale Personalakte

 

Bei der Verwaltung digitaler Personalakten geht es nicht nur um die Struktur und Aufbewahrung, sondern auch darum, wer welche Daten einsehen darf. Hier kommt ein durchdachtes Berechtigungskonzept ins Spiel, das den Datenschutz gewährleistet und den Zugriff auf sensible Daten regelt.

Nutzergruppen und Zugriffsrechte

1. HR-Administratoren

•Vollzugriff auf alle Personalakten: Einsehen, Bearbeiten und Löschen.

•Verantwortlich für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und die Pflege der Akten.

2. HR-Mitarbeiter

•Zugriff auf Standardunterlagen: Einsehen und Bearbeiten von Dokumenten wie Urlaubsanträgen.

•Eingeschränkter Zugriff auf sensible Daten wie Gehaltsabrechnungen.

3. Führungskräfte

•Lesender Zugriff auf Unterlagen der eigenen Mitarbeiter: Zugang zu Leistungsbeurteilungen und Abwesenheiten.

•Kein Zugriff auf Gehalts- oder Krankheitsdaten.

4. Lohnbuchhaltung

•Vollzugriff auf Gehaltsunterlagen: Bearbeiten von Lohnabrechnungen und Steuerbescheinigungen.

•Kein Zugang zu Vertragsunterlagen oder disziplinarischen Maßnahmen.

5. Mitarbeiter (Selbstzugriff)

•Lesender Zugriff auf eigene Unterlagen: Zugriff auf eigene Verträge, Gehaltsabrechnungen und Urlaubsübersichten.

•Möglichkeit zur Aktualisierung von persönlichen Daten und Einreichung von Abwesenheitsanträgen.

6. IT-Administratoren

•Technischer Zugriff: Wartung der Systeme, jedoch ohne Einblick in die Inhalte der Akten.

Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen:

•Zugriffsprotokollierung: Jeder Zugriff wird protokolliert, um Transparenz zu schaffen.

•Regelmäßige Überprüfung der Zugriffsrechte: Anpassung der Rechte bei Abteilungswechseln.

•Mehrstufige Authentifizierung: Schutz durch Zwei-Faktor-Authentifizierung.

•Datenschutzschulungen: Regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter mit Zugriff auf Personalakten.

Fazit: Mehr Effizienz durch die digitale Personalakte

Eine gut strukturierte digitale Personalakte, die Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen und ein durchdachtes Berechtigungskonzept bilden die Grundlage für eine moderne und effiziente HR-Verwaltung. Mit der richtigen Strategie können Unternehmen ihre Personalakten sicher und transparent digital verwalten und gleichzeitig alle Datenschutzanforderungen erfüllen.