Transferdata Blog / FAQ

Was ist ein ECM System?

ECM steht für Enterprise Content Management und bezeichnet die zentrale, IT-gestützte Sammlung, Verwaltung und Bereitstellung von digitalen Inhalten in einem Unternehmen. Das Ziel eines ECM-Systems ist es, die Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern, indem alle relevanten Inhalte an einem zentralen Ort gespeichert und verwaltet werden. So können Mitarbeiter jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Ein weiterer Vorteil eines ECM-Systems ist die Möglichkeit, Dokumente automatisch zu archivieren und so den Platzbedarf in Papierform zu reduzieren.

Was bedeutet Revisionssicherheit?

Revisionssicherheit ist ein wichtiges Thema für Unternehmen und Organisationen. Es geht darum, dass Daten und Informationen so gespeichert werden, dass sie im Falle einer Revision nachvollziehbar sind. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die regelmäßig von Behörden oder anderen Stellen kontrolliert werden. Revisionssicherheit umfasst alle Maßnahmen, die getroffen werden, um sicherzustellen, dass Daten nicht verloren gehen und immer wiederhergestellt werden können.

Was sind die Vor,- und Nachteile einer Digitalen Signatur?

Immer mehr Behörden und Unternehmen erkennen die Vorteile einer digitalen Signatur. Diese kann den gesamten Bearbeitungsprozess beschleunigen und vereinfachen. In vielen Fällen ist es damit möglich, auf Papierformulare zu verzichten. Eine digitale Signatur ist nicht nur ein elektronisches Siegel, sondern bietet viele weitere Vorteile. So kann beispielsweise sichergestellt werden, dass ein Dokument nicht verändert wurde, seit es signiert wurde. Auch die Identität des Signatories lässt sich mit Hilfe der digitalen Signatur sicher feststellen. Für den Nutzer ist die digitale Signatur ebenfalls sehr praktisch. So muss er sich keine Gedanken mehr über die Sicherheit seiner Unterschrift machen. Außerdem kann er jederzeit von jedem Ort der Welt aus ein Dokument signieren – ganz egal, ob er gerade vor dem PC sitzt oder unterwegs ist. Allerdings ist es wichtig zu beachten, dass auch die digitale Signatur nicht vollkommen sicher ist. So kann beispielsweise ein Hacker versuchen, sich Zugang zum privaten Schlüssel des Signatories zu verschaffen. Daher sollte man immer darauf achten, den privaten Schlüssel sorgfältig zu verwahren und ihn nur vertrauenswürdigen Personen zugänglich zu machen.

Was ist ein elektronischer Rechnungsworkflow?

Ein elektronischer Rechnungsworkflow ist ein Prozess, der es Unternehmen ermöglicht, ihre Rechnungen digital zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten. Dieser Workflow optimiert die Rechnungsbearbeitung und -verwaltung, indem er sie automatisiert und digitalisiert. So können Unternehmen Zeit und Kosten sparen, die sonst mit dem Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Papierrechnungen verbunden wären.

Welche Faktoren müssen bei der Digitalisierung von Dokumenten beachtet werden?

Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein Prozess, bei dem physische Dokumente in digitale Informationen umgewandelt werden. In der Regel wird dies mithilfe eines Scanners oder einer Kamera durchgeführt. Die digitalisierten Dokumente können dann auf einem Computer gespeichert, verarbeitet und weitergeleitet werden. Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht es uns, Papierdokumente in elektronischer Form zu speichern und zu bearbeiten. Dies ist nicht nur praktisch, sondern auch platzsparend. Zudem können wir die digitalisierten Dokumente leicht an andere Personen senden und empfangen. Wenn Sie Ihre Dokumente digitalisieren möchten, gibt es einige Punkte, die Sie beachten sollten. Zuerst müssen Sie entscheiden, welche Art von Scanner oder Kamera Sie verwenden möchten. Es gibt verschiedene Geräte auf dem Markt, die unterschiedliche Qualitätsstandards bieten. Informieren Sie sich also vorher genau über die verschiedenen Modelle und deren Funktionen, um das für Sie ideale Gerät zu finden. Zudem sollten Sie bedenken, dass die Qualität Ihrer gescannten Dokumente auch von der Qualität des Originals abhängig ist. Je besser die Qualität des Originals ist, desto besser wird auch das Ergebnis sein. Achten Sie also darauf, dass Ihre Dokumente nicht beschädigt oder fleckig sind, bevor Sie sie scannen. Um die bestmögliche Qualität zu erzielen, sollten Sie außerdem darauf achten, dass der Scanner oder die Kamera ordentlich justiert und kalibriert ist. Nur so können Sie sicherstellen, dass alle Bilder optimal gescannt werden. Digitalisierung von Dokumenten ist ein Prozess, der immer häufiger angewendet wird. Durch die Vielzahl an Vorteilen, die er bietet, ersetzt er zunehmend den traditionellen Umgang mit Papierdokument

Was bedeutet GoBD-konform?

Was bedeutet GoBD-konform?Ein Unternehmer handelt GoBD-konform, wenn er über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg, die in den GoBD verankerten Ordnungsvorschriften sicherstellen kann. Die geforderte Ordnungsmäßigkeit gilt für alle steuerrelevanten Dokumente – ob in Papierform oder elektronisch.

Was ist ein PDF Dokument und welche Arten gibt es?

PDFs sind eines der beliebtesten Dokumentenformate. Es gibt verschiedene Typen von PDFs, die für unterschiedliche Zwecke verwendet werden. Die häufigsten PDF-Formate sind: Portable Document Format (PDF): Das ist das Standard-Format für PDFs. PDFs in diesem Format können mit den meisten Betriebssystemen und Geräten geöffnet und angezeigt werden. PDF/A (Portable Document Format for Archiving): Dieses Format wird hauptsächlich für die Langzeitarchivierung von Dokumenten verwendet. PDF/A-Dokumente sind so konstruiert, dass sie auch nach vielen Jahren noch lesbar bleiben. PDF/E (Portable Document Format for Engineering): Dieses Format wird für technische Dokumente verwendet, zum Beispiel für Konstruktionspläne oder Ingenieurzeichnungen. PDF/E-Dokumente können3D-Modelle und andere interaktive Elemente enthalten. PDF/X (Portable Document Format for Exchange): Dieses Format wird vor allem in der Druckindustrie verwendet. PDF/X-Dokumente müssen bestimmte Vorgaben erfüllen, damit sie von Druckmaschinen richtig verarbeitet werden können.

Was versteht man unter OCR?

OCR, Optical Character Recognition (Optische Zeichenerkennung) oder Texterkennung ist eine Technologie, die unterschiedliche Dokumente in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umwandeln kann. Zu den möglichen Quellen zählen gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien sowie Digitalbilder.