Effizienz steigern mit d.velop documents: Der ultimative Leitfaden für digitales Dokumentenmanagement

In der heutigen, schnelllebigen digitalen Welt setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Lösungen für das Verwalten der Unternehmensdokumente und die Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe. Weitere Punkte sind die Steigerung der Effizienz und die Sicherung wichtiger Informationen im Unternehmen.

d.velop documents bietet ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement-System (DMS), das Unternehmen bei der Verwaltung und dem digitalen Management von Dokumenten unterstützt.

Dieser Leitfaden untersucht die Funktionen, Vorteile und bewährten Methoden zur Nutzung des d.velop DMS, um Verwaltungsprozesse zu verbessern und die allgemeine Effizienz zu steigern.

Durch ein besseres Verständnis von d.velop documents können Unternehmen Dokumenten-Workflows optimieren, die Compliance sicherstellen und eine nahtlose, digitale Dokumentenumgebung schaffen.

Ganz gleich, ob Sie gerade erst mit dem digitalen Dokumentenmanagement beginnen oder Ihr aktuelles DMS verbessern möchten – dieser Artikel bietet Ihnen die notwendigen Einblicke und praktische Schritte.

Abschließend erfahren Sie, wie Sie in 5 Schritten das Dokumentenmanagement d.velop documents in Ihrem Unternehmen einführen können

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist d.velop documents und warum ist es wichtig?
2. Wie funktioniert ein digitales Dokumentenmanagement-System?
3. Warum d.velop documents für Ihre DMS-Anforderungen wählen?
4. Schlüsselfunktionen von d.velop documents für effiziente Verwaltung
5. Integration von d.velop documents in Ihre bestehende IT-Landschaft
6. Erste Schritte mit d.velop DMS: Einführung und Einrichtung
7. Vorteile von Cloud-Hosting vs. On-Premises für Ihr DMS
8. Compliance und Sicherheit mit revisionssicherer Archivierung gewährleisten
9. Digitale Workflows und Automatisierung Ihres Dokumentenmanagements
10. Best Practices zur Nutzung von d.velop documents in Ihrem Unternehmen  

1. Was ist d.velop documents und warum ist es wichtig?

d.velop documents ist eine umfassende Dokumentenmanagement-System (DMS)-Plattform, die es Organisationen ermöglicht, Dokumente digital zu verwalten, zu organisieren und zu archivieren. Durch die zentrale Speicherung von Dokumenten und die Automatisierung von Workflows bietet sie eine zuverlässige Lösung für Unternehmen, die auf Effizienz und Compliance setzen und endlich zum papierlosen Büro werden wollen.

Die Nachfrage nach einem DMS wie d.velop documents war nie größer, da die digitale Transformation die Unternehmen zur Einführung papierloser Workflows und zur Optimierung der Datenarchivierung antreibt. Die Implementierung eines robusten DMS verbessert nicht nur die täglichen Verwaltungsprozesse, sondern macht Unternehmen auch zukunftssicher.

2. Wie funktioniert ein digitales Dokumentenmanagement-System?

Ein Dokumentenmanagement-System bietet einen organisierten digitalen Rahmen für das Dokumentenmanagement. Es ermöglicht es Organisationen, Dokumente zu scannen, zu kategorisieren und digital zu speichern, sodass diese jederzeit zugänglich und von überall aus erreichbar sind. Ein sogenannter Aktenplan bildet dabei das Grundgerüst alle Dokumentenarten inkl. Eigenschaften im Dokumentenmanagementsystem.

Der Kern eines DMS besteht aus der digitalen Dokumentenspeicherung die durch Workflows erweitert wird, die Dokumente durch Prüfungs-, Genehmigungs- und Archivierungsprozesse führen. Mit Tools zur Versionierung, zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen und zur automatisierten Ablage vereinfacht das d.velop DMS das Aktenmanagement erheblich.

3. Warum d.velop documents für Ihre DMS-Anforderungen wählen?

Wenn es um Dokumentenmanagement geht, überzeugt d.velop durch anpassbare Lösungen und umfassende Expertise in verschiedenen Branchen. Das Unternehmen bietet ein Dokumentenmanagement-System, das auf die spezifischen Bedürfnisse von mittelständischen Unternehmen und größeren Organisationen zugeschnitten ist.

Mit einem Fokus auf nahtlose Integration in bestehende Systeme wie Microsoft und andere ERP-Systeme unterstützt d.velop documents effizientes Workflow-Management und automatisierte Ablage. Darüber hinaus ist d.velop ein zuverlässiger Partner in der digitalen Transformation, der die Compliance und Datensicherheit gewährleistet und Dokumente revisionssicher mit wenigen klicks abspeichert.

Durch ein großes Netzwerk an Partner kann d.velop in einem eigenen d.velop store spezielle Applikationen für d.velop documents anbieten. Dazu gehören zum Beispiel ein Vertragsmanagement oder eine digitale Unterschrift.

4. Schlüsselfunktionen von d.velop documents für effiziente Verwaltung

d.velop documents bietet eine Vielzahl von Funktionen, die darauf abzielen, die Verwaltung zu verbessern und die Workflow-Effizienz zu steigern. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Elektronische Dokumentenspeicherung: Speichern Sie alle Dokumente an einem Ort für einfache Zugänglichkeit und Verwaltung.
• Automatisierte Workflows: Richten Sie Workflows ein, die Dokumente durch Prüfungs- und Genehmigungsprozesse führen.
• Sichere Archivierung: Sorgen Sie für eine revisionssichere Archivierung, um Compliance und leichte Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
• Flexible Anbindung: Integrieren Sie sich nahtlos mit anderen IT-Systemen und Cloud-Lösungen.

Diese Funktionen machen d.velop zur idealen Wahl für Unternehmen, die Aktenmanagement verbessern und manuelle Arbeitsbelastungen reduzieren möchten.

5. Integration von d.velop documents in Ihre bestehende IT-Landschaft

Ein großer Vorteil von d.velop documents ist die Fähigkeit zur nahtlosen Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft, einschließlich Verbindungen zu ERP-Systemen, Cloud-Speichern und verschiedenen Fachanwendungen.

Die Unterstützung von REST-API sorgt dafür, dass sich d.velop documents mit anderen Tools verbinden lässt, was es zu einer vielseitigen DMS-Lösung macht, die mit Ihrem Unternehmen wächst. Durch die nahtlose Integration können Mitarbeitende Dokumente scannen und organisieren, ohne zwischen Plattformen wechseln zu müssen, was die Produktivität insgesamt optimiert.

6. Erste Schritte mit d.velop DMS: Wie Sie d.velop documents einführen!

Die Einführung eines DMS kann herausfordernd erscheinen, aber d.velop vereinfacht den Prozess mit benutzerfreundlichen Konfigurationsmöglichkeiten und fachkundiger Unterstützung. Während der Einführung von d.velop documents erhalten Unternehmen maßgeschneiderte Anleitungen, um eine reibungslose Einrichtung sicherzustellen.

Von der Konfiguration der Workflows bis zur Festlegung der Dokumentenmanagement-Berechtigungen unterstützt d.velop den Aufbau eines Systems, das den spezifischen Anforderungen entspricht. Dies hilft Unternehmen, von Anfang an eine robuste Aktenstruktur zu etablieren, Fehler zu minimieren und die Effizienz zu maximieren.

7. Vorteile von Cloud-Hosting vs. On-Premises für Ihr DMS

d.velop documents ist eine Cloud-Lösung und hat dadurch einige Vorteile gegenüber herkömmlichen On-Premises Lösungen.

Cloud-Lösungen sind:

• Leicht Skalierbar und sehr flexibel anpassbar
• Bieten einen Ortsunabhängigen Zugriff auf Daten
• Sind kosteneffizient und oftmals günstiger als die Anschaffung teurer Hardware und IT-Infrastruktur
• Automatische Updates und Wartung sind inbegriffen
• Sind schnell implementiert und sind sehr benutzerfreundlich

8. Compliance und Sicherheit mit revisionssicherer Archivierung gewährleisten

Compliance ist eine zentrale Anforderung im Dokumentenmanagement, und d.velop documents bietet revisionssichere Archivierung, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Diese Funktion stellt sicher, dass Dokumente unverändert bleiben und sicher archiviert werden.

Darüber hinaus unterstützt d.velop digitale Signaturen und Versionskontrollen, die die Dokumentenintegration und die Auditfähigkeit verbessern. Mit den revisionssicheren Funktionen können Unternehmen Dokumente archivieren und sicherstellen, dass sie den regulatorischen Standards entsprechen.

9. Digitale Workflows und Automatisierung Ihres Dokumentenmanagements

Digitale Workflows in d.velop documents rationalisieren alltägliche Aufgaben, von der Dokumentenablage bis hin zum Vertragsmanagement. Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass Dokumente ohne manuelle Eingriffe durch Genehmigungsprozesse gelangen.

Mit diesen Workflows werden Aufgaben wie die digitale Rechnungsverarbeitung automatisiert, was Zeit spart und Fehler reduziert. Zusätzlich ermöglichen die digitalen Workflows von d.velop den Mitarbeitenden, Dokumente entsprechend den Unternehmensrichtlinien zu organisieren und damit ein effizienteres Arbeitsumfeld zu schaffen.

10. Best Practices zur Nutzung von d.velop documents in Ihrem Unternehmen

Um d.velop documents erfolgreich zu implementieren, ist es wichtig, es auf die Ziele der Organisation auszurichten.

Hier sind einige Best Practices:

• Klare Workflow-Regeln festlegen: Definieren, wer Zugang zu bestimmten Dokumenten hat und diese verwalten darf.
• Berechtigungen regelmäßig aktualisieren: Sicherstellen, dass nur berechtigte Personen auf sensible Dokumente zugreifen.
• In Schulungen investieren: Mitarbeitende mit dem nötigen Know-how ausstatten, um das Dokumentenmanagement-System optimal zu nutzen.

Wichtige Erkenntnisse

• d.velop documents bietet ein umfassendes DMS für das digitale Dokumentenmanagement, das Unternehmen dabei unterstützt, Dokumente effizient und sicher zu verwalten.
• Die Integration mit bestehenden IT-Systemen sorgt für eine nahtlose Verwaltung von Dokumenten und verbessert die Zusammenarbeit im Team.
• Cloud-Lösungen bieten Flexibilität, um die spezifischen Anforderungen und Compliance-Vorgaben des Unternehmens zu erfüllen.
• Durch revisionssichere Archivierung und digitale Signaturen mit d.velop sign wird sichergestellt, dass Unternehmen regulatorische Anforderungen erfüllen und Dokumente sicher archivieren können.
• Automatisierte Workflows verbessern die Effizienz bei der Dokumentenverarbeitung und reduzieren den manuellen Arbeitsaufwand erheblich.

Die Einführung von d.velop documents als Dokumentenmanagement-System stellt für Unternehmen einen entscheidenden Schritt dar, um eine reibungslose, effiziente und sichere digitale Arbeitsumgebung zu schaffen. Die richtige Nutzung von d.velop kann die digitale Transformation des Unternehmens vorantreiben und dazu beitragen, dass Geschäftsprozesse optimiert, Dokumente sicher verwaltet und langfristig Wettbewerbsvorteile erzielt werden.

5 Schritte zur Erfolgreichen Einführung von d.velop documents in Ihrem Unternehmen

1. Zielsetzung und Anforderungen an das DMS definieren

Bevor Sie mit der Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems beginnen, ist es wichtig, klare Ziele und Anforderungen festzulegen. Überlegen Sie, welche Herausforderungen in der Dokumentenverwaltung derzeit bestehen und wie d.velop documents Ihnen helfen kann, diese zu lösen.

Mögliche Ziele könnten die Reduzierung manueller Ablagen, die schnellere Dokumentenfindung oder die Verbesserung der Zusammenarbeit sein.

Setzen Sie auch Prioritäten für Ihre Anforderungen. Dazu gehört zum Beispiel ob bestimmte Abteilungen spezifische Anforderungen an Workflows haben. Durch eine detaillierte Zielsetzung wird es einfacher, die richtigen Module und Funktionen innerhalb von d.velop zu wählen und Ihre Prozesse effektiv zu digitalisieren.

2. Implementierungsstrategie entwickeln

Nach der Definition Ihrer Ziele sollten Sie eine konkrete Implementierungsstrategie entwickeln. Dieser Schritt umfasst die Planung der Einführung von d.velop documents in Ihrer Organisation. Starten Sie mit einem Pilotprojekt in einer Abteilung, um erste Erfahrungen mit dem System zu sammeln und den Erfolg der ersten Implementierung zu messen.

Stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Funktionen wie automatisierte Workflows und revisionssichere Archivierung von Anfang an richtig konfigurieren. Bei der Einführung ist auch die Schulung der Mitarbeitenden essenziell. Stellen Sie sicher, dass sie über das nötige Know-how verfügen, um d.velop documents effektiv zu nutzen. Eine strukturierte Einführung von d.velop mit klaren Verantwortlichkeiten und einem Projektplan hilft, das System reibungslos zu integrieren

3. Workflows und Berechtigungen im Dokumentenmanagement konfigurieren

Eine der wichtigsten Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems ist die Möglichkeit, automatisierte Workflows einzurichten und Zugriffsrechte zu verwalten.

Mit d.velop documents können Sie festlegen, wie Dokumente digital bearbeitet, überprüft und freigegeben werden. Dies ermöglicht es Ihnen, Geschäftprozesse effizient zu gestalten und sicherzustellen, dass die Dokumente jederzeit an die richtigen Personen weitergeleitet werden.

Nutzen Sie die Möglichkeit, Berechtigungen individuell zu konfigurieren, sodass sensible Informationen nur von berechtigten Mitarbeitenden eingesehen werden können. Zudem können Sie festlegen, wer Dokumente archivieren und bearbeiten darf. Durch die gezielte Konfiguration der Workflows und Berechtigungen schaffen Sie ein sicheres und transparentes System, das die Produktivität steigert und Fehler minimiert.

4. Nahtlose Integration mit bestehenden Systemen

Um die volle Effizienz eines DMS wie d.velop documents zu erreichen, ist die Integration mit bestehenden IT-Systemen entscheidend. d.velop bietet Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen, Fachanwendungen und Cloud-Diensten, sodass die Dokumente nahtlos integriert und in unterschiedlichen Systemen genutzt werden können.

Durch diese Integration wird sichergestellt, dass d.velop documents sich an Ihre bereits vorhandenen Geschäftsprozesse anpasst und nicht umgekehrt. Beispielsweise können Sie die Plattform direkt mit Microsoft-Anwendungen verknüpfen, um Dokumente direkt in die vertraute Benutzeroberfläche einzubinden. So erleichtern Sie den Mitarbeitenden den Umgang mit dem neuen System und ermöglichen eine daten effiziente Verwaltung von Dokumenten über alle Abteilungen hinweg.

5. Erfolg messen und kontinuierliche Optimierung

Nach der erfolgreichen Einführung des Dokumentenmanagement-Systems ist es wichtig, den Erfolg kontinuierlich zu messen und zu optimieren. Setzen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Team zusammen, um zu evaluieren, ob die Ziele erreicht wurden und ob Anpassungen notwendig sind. Nutzen Sie Kennzahlen wie die Zeitersparnis pro Dokument oder die Reduzierung der Papierablage, um den Fortschritt zu verfolgen.

Ein gutes Dokumentenmanagement-System entwickelt sich ständig weiter, um neuen Anforderungen gerecht zu werden. d.velop bietet regelmäßige Updates und Anpassungsmöglichkeiten, die Sie nutzen können, um das System stets auf dem neuesten Stand zu halten. Sammeln Sie regelmäßig Feedback von den Nutzern und passen Sie Workflows und Prozesse an, um das volle Potenzial von d.velop documents zu entfalten und eine wirklich effiziente Verwaltung sicherzustellen.

Zusammenfassung der Schritte: 

• Schritt 1: Ziele und Anforderungen definieren
• Schritt 2: Implementierungsstrategie entwickeln
• Schritt 3: Workflows und Berechtigungen konfigurieren
• Schritt 4: Nahtlose Integration mit bestehenden Systemen
• Schritt 5: Erfolg messen und kontinuierlich optimieren

Mit diesen fünf Schritten können Sie d.velop documents optimal einführen und ein nachhaltiges, digitales Dokumentenmanagement aufbauen, das Ihre Geschäftsprozesse verbessert und die Effizienz im Unternehmen steigert.

Wir beraten Sie gerne bei der Einführung Ihrer des d.velop Dokumentenmanagement-System. Darüberhinaus bieten wir Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Dokumentenmanagement aus der Cloud.