Warum sich die Investition in ein Dokumentenmanagement immer lohnt!

von | Dez 29, 2022 | Allgemein

 

Auch in mittelständischen Unternehmen spielen Dokumente eine wichtige Rolle, denn sie enthalten wichtige Informationen zu Geschäftsprozessen, Kunden und Mitarbeitern. Daher ist es wichtig, dass diese Dokumente ordentlich verwaltet und archiviert werden, um schnell auf sie zugreifen zu können und um wichtige Informationen nicht zu verlieren. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) oder ein Enterprise Content Management (ECM) kann dabei helfen, die Effizienz und Transparenz im Unternehmen zu verbessern.

Ein Dokumentenmanagement ermöglicht es, alle wichtigen Dokumente zentral zu speichern und zu verwalten, anstatt sie in Papierform oder auf lokalen Festplatten zu verstreuen. Dokumente können leicht gesucht, kategorisiert und verlinkt werden, um eine schnellere Zugriffszeit zu ermöglichen. Auch die Zusammenarbeit im Team wird durch ein DMS verbessert, da Dokumente gemeinsam bearbeitet und geteilt werden können und Änderungen und Kommentare direkt in der Dokumentenstruktur hinterlegt werden können.

Ein weiterer Vorteil von DMS ist die Verbesserung der Sicherheit von wichtigen Unternehmensdokumenten. DMS bieten die Möglichkeit, Zugriffsrechte festzulegen und Dokumente zu verschlüsseln, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf diese zugreifen können.

Außerdem kann ein DMS dazu beitragen, den Papierverbrauch im Unternehmen zu reduzieren, indem es die Verwendung von Papierdokumenten minimiert und stattdessen auf digitale Dokumente setzt. Das spart nicht nur Geld für Papier, Toner und Drucker, sondern ist auch gut für die Umwelt.

Dokumentenmanagement d.velop documents

Welche Funktionen stellt ein DMS / ECM System bereit?

  1. Verwaltung und Archivierung von Dokumenten: Ein DMS ermöglicht es, alle wichtigen Dokumente zentral zu speichern und zu verwalten, anstatt sie in Papierform oder auf lokalen Festplatten zu verstreuen. Dokumente können leicht gesucht, kategorisiert und verlinkt werden, um eine schnellere Zugriffszeit zu ermöglichen.

  2. Verbesserung der Zusammenarbeit: Ein DMS ermöglicht es, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und zu teilen, wodurch die Zusammenarbeit im Team verbessert wird. Änderungen und Kommentare können direkt in der Dokumentenstruktur hinterlegt werden, sodass jeder Mitarbeiter den aktuellen Stand eines Dokuments einsehen kann.

  3. Steigerung der Sicherheit: Ein DMS bietet auch die Möglichkeit, Zugriffsrechte festzulegen und Dokumente zu verschlüsseln, um die Sicherheit von wichtigen Unternehmensdokumenten zu gewährleisten.

  4. Reduktion von Papierverbrauch: Ein DMS hilft dabei, den Papierverbrauch im Unternehmen zu reduzieren, indem es die Verwendung von Papierdokumenten minimiert und stattdessen auf digitale Dokumente setzt.

Gibt es einen Unterschied zwischen einem Enterprise Content Management (ECM) und einem Dokumentenmanagement (DMS)?

JA, grundsätzlich gibt es einige wichtige Unterschiede zwischen den beiden Systemen:

  1. Funktionalität: ECM-Systeme sind umfangreichere Lösungen, die neben der Verwaltung von Dokumenten auch Funktionen wie Workflow-Management, Prozessautomatisierung, Collaboration und Records Management bereitstellen. DMS hingegen konzentrieren sich hauptsächlich auf die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten.

  2. Skalierbarkeit: ECM-Systeme sind in der Regel für große Unternehmen konzipiert und bieten die Möglichkeit, Inhalte über mehrere Abteilungen und Standorte hinweg zu verwalten. DMS sind häufig für kleinere und mittelständische Unternehmen geeignet und bieten in der Regel weniger Funktionen als ECM-Systeme.

  3. Integrationsfähigkeit: ECM-Systeme sind in der Regel besser in der Lage, mit anderen Unternehmenssystemen integriert zu werden, um Prozesse zu automatisieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. DMS hingegen konzentrieren sich hauptsächlich auf die Verwaltung von Dokumenten und bieten weniger Integrationsmöglichkeiten.

  4. Kosten: ECM-Systeme sind in der Regel teurer als DMS, da sie umfangreichere Funktionen bereitstellen. Dennoch sollten Unternehmen die Einführung einer ECM Lösung bevorzugen. Der große Vorteil ist die Umsetzung von physischen Prozesse, wie z.B. der Rechnungsbearbeitung in einen digitalen Prozess.

Worauf sollten Sie bei der Einführung einer ECM Lösung in Ihrem Unternehmen achten?

  1. Bestimmung der Anforderungen: Bevor Sie mit der Einführung einer ECM-Lösung beginnen, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welche Anforderungen das Unternehmen hat und welche Funktionen von der ECM-Lösung bereitgestellt werden sollen. Dazu können beispielsweise die Verwaltung von Dokumenten, die Automatisierung von Geschäftsprozessen, die Verbesserung der Zusammenarbeit und die Reduktion des Papierverbrauchs gehören.

  2. Auswahl einer ECM-Lösung: Es gibt viele verschiedene ECM-Lösungen auf dem Markt, die unterschiedliche Funktionen und Preisstrukturen haben. Es ist wichtig, eine Lösung auszuwählen, die den Anforderungen des Unternehmens entspricht und die Kosten-Nutzen-Relation berücksichtigt. 

  3. Vorbereitung der Mitarbeiter: Die Einführung einer ECM-Lösung kann für die Mitarbeiter eine Veränderung bedeuten und es ist wichtig, dass sie auf diese Veränderung vorbereitet werden. Dazu können Schulungen, Informationsveranstaltungen oder interne Kommunikation genutzt werden, um die Mitarbeiter über die neue Lösung zu informieren und ihnen zu zeigen, wie sie diese nutzen können.

  4. Einführung der Lösung: Nachdem die Anforderungen festgelegt und die ECM-Lösung ausgewählt wurde, ist es an der Zeit, die Lösung in das Unternehmen zu implementieren. Dazu können beispielsweise Datenmigrationen, Integrationen mit anderen Systemen und Schulungen der Mitarbeiter gehören.

  5. Überwachung und Anpassung: Nachdem die ECM-Lösung eingeführt wurde, ist es wichtig, die Nutzung der Lösung zu überwachen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

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