Der digitaler Rechnungsworkflow ist ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens, denn er ermöglicht es, Rechnungen schnell, einfach und sicher zu verarbeiten. In diesem Blogbeitrag werden wir auf die Vorteile eines digitalen Rechnungsworkflows eingehen und Tipps geben, wie Sie diesen in Ihrem Unternehmen einführen und optimieren können.

Der digitale Rechnungsworkflow hat eine Reihe von Vorteilen. Zunächst einmal spart er Zeit und Kosten, da Rechnungen automatisch erfasst und verarbeitet werden können. Dies verringert den Aufwand für manuelle Arbeiten und reduziert die Fehlerquote.

Ein weiterer Vorteil ist die verbesserte Sicherheit. Rechnungen werden elektronisch gespeichert und sind somit vor Verlust oder Beschädigung geschützt. Zusätzlich ist die Speicherung in einem GoBD konformen Archivsystem, die Grundvorraussetzung für die Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen. Durch diese Art der Aufbewahrung ergeben sich weitere Vorteile, wie die leichte Auffindbarkeit der Rechnungen.

Digitaler Rechnungsworkflow

 

Der digitale Rechnungsworkflow kann auch dazu beitragen, Zahlungen schneller abzuwickeln und die Liquidität zu verbessern. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Möglichkeit, Rechnungen elektronisch zu teilen und gemeinsam an ihnen zu arbeiten, wird die Zusammenarbeit verbessert und die Effizienz gesteigert.

Wenn Sie einen digitalen Rechnungsworkflow einführen möchten, gibt es einige Dinge, die Sie beachten sollten. Zunächst sollten Sie sich überlegen, welche Softwarelösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt und welche Arbeitsschritte im Einzelnen notwendig sind.

Welche Arbeitsschritte sind beim digitalen Rechnungsworkflow notwendig?

  1. Rechnungseingang – digital oder physisch – Eine Rechnung kann auf verschieden Wege in Ihrem Unternehmen ankommen. Eine Rechnung, die elektronisch per Email ankommt, können Sie einfach in Ihre Dokumentenmanagement importieren. Alle Rechnungen, die noch auf Papier kommen, müssen Sie scannen und digital im System ablegen. Dabei gibt es einige Dinge zu beachten. Die Erstellung einer entsprechenden Verfahrensdokumentation ist eine Voraussetzung, wenn Sie die Rechnungen anschließend vernichten wollen und im Dokumentenmanagement GoBD konform aufbewahren möchten.
  2. Extraktion von Rechnungspositionen: Nach der Ablage der digitalen Rechnung durchläuft diese eine OCR-Texterkennung. Mit Hilfe der OCR ist es nun möglich, mit einem geeigneten Rechnungsleser, alle Rechnungspositionen auszulesen. Ein manuelles Abtippen ist dabei nicht mehr notwendig.
  3. Klassifizierung und Zuordnung im System: Durch eine ML-Modell ist es darüber hinaus möglich, weitere Werte, wie zum Beispiel eine Objektnummer, eine Auftragsnummer oder Projektnummer aus der Rechnung auszulesen. Mit Hilfe dieser Werte, kann die Rechnung automatisiert in die richtige Objektakte, Lieferantenakten oder auch Projektakte abgelegt werden.
  4. Freigabeprozesse: Mit Hilfe eines an Ihre Bedürfnisse angepassten Freigabeprozess können Sie die Rechnung komplett digital prüfen. Prüfen Sie die Rechnung sachlich und fachlich und leiten diese zum Abschluss an die Buchhaltung.
  5. Ablage im System: Durch ein GoBD konformes Archiv haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung digital und revisionssicher aufzubewahren. Eine zusätzliche Aufbewahrung in Papierordnern ist nicht notwendig. 

Sobald Sie sich für eine Lösung entschieden haben, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter gut geschult sind und die notwendigen Fähigkeiten und Werkzeuge haben, um den digitalen Rechnungsworkflow zu nutzen. Eine regelmäßige Schulung und Weiterbildung ist auch wichtig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand bleiben.