Das Dokumentenmanagement für Hausverwalter – d.velop documents bei Transferdata mit integrierter Schnittstelle zu casavi
Digitale Rechnungsprüfung
Revisionssichere Ablage
Digitale Belegprüfung
Stammdaten aus dem ERP
Schnelles Onboarding
Warum ein ECM / DMS die Grundlage für ein digitales Immobilienmanagement ist
Ein Enterprise Content Management (ECM) oder Dokumentenmanagement (DMS) ist unverzichtbar für eine erfolgreiche digitale Transformation in Ihrer Hausverwaltung. Dies liegt daran, dass es Ihnen ermöglicht, Ihre Dokumente effizient zu verwalten. Wenn Sie ein Dokumentenmanagement nutzen, können Sie Ihre Dokumente im Unternehmen an einem zentralen Ort speichern, wodurch sie leicht zugänglich sind. Ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement mit umfassenden Funktionen gewährleistet nicht nur eine effektive Digitalisierung, sondern erleichtert Ihnen auch erheblich die Verwaltung Ihrer Objekte und Liegenschaften. Dank der zahlreichen Schnittstellen, wie z.B. casavi, lassen sich Ihre Geschäftsprozesse deutlich effizienter gestalten und somit viel Zeit und Kosten sparen. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen ein Dokumentenmanagement den jederzeitigen und ortsunabhängigen Zugriff auf Ihre Inhalte, was wiederum die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen vereinfacht und optimiert.
Verwaltungsprozesse in casavi
- Teilen von Informationen: Teilen Sie Mitteilungen, Termine mit Eigentümern und Mietern (per Email, App oder dem digitalen Infoboard)
- Vorgangsmanagement: Strukturieren von Anfragen oder Meldungen wie Schadensmeldungen und Dienstleisteraufträgen inklusive Bearbeitungshistorie
- Verteilung von Dokumenten: Sortierung und Zuweisung von Seriendokumenten wie Jahresabrechnung oder Versammlungseinladung sowie digitale und postalische Verteilung
- Bewohnerplattform + App: Notfallkontakte, nachbarschaftlicher Austausch sowie Einbindung von Services rund um die Immobilie
d.velop documents für die Wohnungswirtschaft inkl. Schnittstelle von Transferdata
- Teilen Sie Dokumente automatisiert mit Eigentümern, Mietern und weiteren Stakeholder
- Nutzen Sie Stammdaten aus casavi in d.velop documents
- Legen Sie automatisiert Vorgangsakten an
- Ordnen Sie Eingangspost (digital oder physisch) entsprechenden Vorgängen zu
- Nutzen Sie weitere Schnittstellen zu ERP Systemen aus der Wohnungswirtschaft
- Erstellen Sie Smart-Task Vorgänge direkt aus dem Dokumentenmanagement
- Übertragen Sie Dokumente aus Smart-Task Vorgängen direkt nach d.velop documents
- Erstellen Sie Smart-Task Akten im DMS und führen alle Dokumente an einem Platz
- Automatische Extraktion von Stammdaten aus Dokumenten und Übertragung in Eigenschaftsfelder von casavi (Beispiel Energieausweis)
Durch unsere Schnittstelle zwischen casavi und d.velop documents by transferdata haben Sie viele Möglichkeiten die Prozesse in Ihrer Hausverwaltung weiter zu optimieren.
Übertragung von Dokumenten und Stammdaten
Nutzen Sie unsere Schnittstelle zu casavi für die Übertragung wichtiger Dokumente. Diese bietet Ihnen mit der Möglichkeit, Dokumente entweder manuell oder vollautomatisch zu übertragen, eine flexible und effiziente Alternative zu herkömmlichen Methoden. So können Sie Zeit und Mühe sparen und sich stattdessen auf das Wesentliche Ihrer Tätigkeit in der digitalen Hausverwaltung konzentrieren.
Anlegen von Smart Task Vorgängen im Dokumentenmanagement
Hat Ihnen Ihr Mieter eine Email mit einer Schadensmeldung gesendet? Dann können Sie direkt bei der Ablage der Email einen passenden Smart-Task-Vorgang in casavi erstellen. Falls der entsprechende Smart-Task-Vorgang bereits besteht, bietet sich Ihnen zudem die Möglichkeit, die Dokumente direkt in den bestehenden casavi-Vorgang abzulegen..
Automatische Erkennung der Objekte und Zuordnung der digitalen Post
Als Immobilienverwalter bekommen Sie ständig eine große Anzahl an Dokumenten zugesandt, die dann intern an die zuständigen Personen weitergeleitet werden müssen. Um diesen Prozess zu vereinfachen, bieten wir Ihnen mit unserem Object Verifier eine effiziente Lösung an. Diese ermöglicht es, die Dokumente automatisch dem jeweils zuständigen Objektbetreuer oder Sachbearbeiter zur Verfügung zu stellen.
Automatischen Extraktion von Rechnungswerten
Geben Sie immer noch Werte aus Rechnungen von Hand ein? Mit unserem Rechnungsleser bieten wir Ihnen eine praktische Lösung: Sie können alle wesentlichen Daten Ihrer Rechnung schnell und mühelos erfassen. Dadurch gehört das mühsame Abtippen der Vergangenheit an, und Sie sparen so wertvolle Zeit.
Sie wollen mehr über unsere digitalen Lösungen erfahren? Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf!
Vorteile einer digitalen Immobilienverwaltung
- Schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten: Durch die Verwendung von digitalen Archivsystemen lassen sich Hausverwaltungs-Dokumente schneller und einfacher auffinden und bearbeiten.
- Reduktion des administrativen Aufwands: Die digitale Hausverwaltung ermöglicht es, den Aufwand für die Verwaltung von Immobilien zu reduzieren.
- Verbesserte Sicherheit und Datenschutz: Durch die Verwendung von verschlüsselten Archivsystemen und Zugriffsbeschränkungen lassen sich die sensiblen Mieter- und Immobilien-Informationen besser schützen.
- Verringerung des Papierverbrauchs und CO2-Fußabdruck: Die digitale Hausverwaltung trägt dazu bei, den Papierverbrauch und damit den CO2-Fußabdruck zu reduzieren.
- Verbesserte Kommunikation: Durch die Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen in digitaler Form lässt sich die Kommunikation zwischen Vermietern, Mietern und Hausverwaltungen verbessern und beschleunigen.
- Flexibilität und Mobilität: Durch die Verfügbarkeit von Hausverwaltungs-Informationen in digitaler Form lassen sich diese von überall aus abrufen und bearbeiten, was besonders für mobile Mitarbeiter von Vorteil ist.
Digitaler Rechnungsworkflow im Dokumentenmanagement
Ein elektronischer Rechnungsworkflow ist eine Methode, die es ermöglicht, die Bearbeitung von Rechnungen zu automatisieren. Dabei werden nicht nur die Rechnungen in digitaler Form verarbeitet, sondern es ermöglicht Ihnen auch, zusätzlich Buchungssätze für Ihr ERP-System zu erstellen.
Digitale Belegprüfung
Bei einer digitalen Belegprüfung werden die Dokumente im ECM/DMS gespeichert, wodurch sie leicht von mehreren Personen gleichzeitig überprüft werden können. Dies führt dazu, dass Fehler schnell erkannt und korrigiert werden können. Zusätzlich bietet ein Dokumentenmanagement die Möglichkeit, Dokumente mit externen Personen zu teilen, was die Zusammenarbeit und Kommunikation weiter vereinfacht.
Teilen Sie Dokumente mit Eigentümern / Mietern
Durch unsere Schnittstellen zu verschiedenen Softwarelösungen haben Sie die Möglichkeit, zum Beispiel freigegebene Rechnungen sehr einfach mit Ihren Mietern in casavi zu teilen. Auf diese Weise vermeiden Sie die physische Ablage von Ordnern, und es ermöglicht Ihnen, dass die digitale Belegprüfung auch unterjährig stattfinden kann.
ECM / DMS mit Anbindung zu casavi
Die Langzeitarchivierung von Dokumenten bietet Ihnen einen portablen Aufbewahrungsort. Für die Revisionssicherheit sorgen die Versionierung und Nutzungsrechte, die gewährleisten, dass alle Änderungen nachvollziehbar bleiben. Einfachere Arbeitsabläufe werden zudem durch definierbare Workflows ermöglicht, welche die Effizienz steigern. Die Historie und Dokumentation von Bearbeitungsschritten ist ein weiterer wichtiger Aspekt, der die Nachverfolgbarkeit und Transparenz sicherstellt.
Neben diesen Features unterstützen digitale Workflows – wie Rechnungsworkflow, Belegprüfung und digitaler Posteingang – die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Zusätzlich können Sie Dokumente direkt aus dem ECM nach casavi teilen, was die Kommunikation vereinfacht. Außerdem ermöglicht es Ihnen, Stammdaten aus casavi in Ihr ECM-System zu übertragen, was die Konsistenz und Verfügbarkeit Ihrer Daten sicherstellt.
Arbeiten Sie standortunabhängig
- Machen Sie unterwegs Bilder mit der IOS App und teilen diese direkt mit den Eigentümern
- Revisionssicherheit: durch Versionierung und Nutzungsrechte
- Einfachere Arbeitsabläufe: durch definierbare Workflows
- Historie und Dokumentation: von Bearbeitungsschritten
- Empfangen Sie die tägliche Post auf Ihrem Handy