Das Dokumentenmanagement für Hausverwalter – d.velop documents bei Transferdata mit integrierter Schnittstelle zu Casavi
Digitale Rechnungsprüfung
Revisionssichere Ablage
Digitale Belegprüfung
Stammdaten aus dem ERP
Schnelles Onboarding
Warum ein ECM / DMS die Grundlage für ein digitales Immobilienmanagement ist
Ein Enterprise Content Management (ECM)- / Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die Grundlage für eine erfolgreiche digitale Transformation. Durch das ECM / DMS wird es Unternehmen ermöglicht, ihre Inhalte zu digitalisieren und so den Weg in die Zukunft zu ebnen. Die digitale Transformation ist heutzutage unumgänglich, um im globalen Wettbewerb mithalten zu können. Umso wichtiger ist es, ein leistungsfähiges ECM / DMS im Einsatz zu haben, welches die notwendigen Funktionen bereitstellt. So kann sichergestellt werden, dass die Inhalte des Unternehmens effektiv digitalisiert und verwaltet werden. Mit einem ECM / DMS können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und automatisieren. So können Ressourcen gespart und Kosten reduziert werden. Gleichzeitig bietet ein ECM / DMS die Möglichkeit, Inhalte jederzeit und von überall aus abzurufen. Damit wird die Zusammenarbeit im Unternehmen erleichtert und effizienter gestaltet.
Verwaltungsprozesse in casavi
- Teilen von Informationen: Teilen Sie Mitteilungen, Termine mit Eigentümern und Mietern (per Email, App oder dem digitalen Infoboard)
- Vorgangsmanagement: Strukturieren von Anfragen oder Meldungen wie Schadensmeldungen und Dienstleisteraufträgen inklusive Bearbeitungshistorie
- Verteilung von Dokumenten: Sortierung und Zuweisung von Seriendokumenten wie Jahresabrechnung oder Versammlungseinladung sowie digitale und postalische Verteilung
- Bewohnerplattform + App: Notfallkontakte, nachbarschaftlicher Austausch sowie Einbindung von Services rund um die Immobilie
d.velop documents für die Wohnungswirtschaft inkl. Schnittstelle von Transferdata
- Teilen Sie Dokumente automatisiert mit Eigentümern, Mietern und weiteren Stakeholder
- Nutzen Sie Stammdaten aus Casavi in d.velop documents
- Legen Sie automatisiert Vorgangsakten an
- Ordnen Sie Eingangspost (digital oder physisch) entsprechenden Vorgängen zu
- Nutzen Sie weitere Schnittstellen zu ERP Systemen aus der Wohnungswirtschaft
Durch unsere Schnittstelle zwischen Casavi und d.velop documents by transferdata sind Sie in der Lage, in Sekunden wichtige Dokumente nach Casavi zu teilen. Ein weiterer Vorteil ist die Übertragung der Stammdaten.
Vorteile einer digitalen Immobilienverwaltung
- Schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten: Durch die Verwendung von digitalen Archivsystemen lassen sich Hausverwaltungs-Dokumente schneller und einfacher auffinden und bearbeiten.
- Reduktion des administrativen Aufwands: Die digitale Hausverwaltung ermöglicht es, den Aufwand für die Verwaltung von Immobilien zu reduzieren.
- Verbesserte Sicherheit und Datenschutz: Durch die Verwendung von verschlüsselten Archivsystemen und Zugriffsbeschränkungen lassen sich die sensiblen Mieter- und Immobilien-Informationen besser schützen.
- Verringerung des Papierverbrauchs und CO2-Fußabdruck: Die digitale Hausverwaltung trägt dazu bei, den Papierverbrauch und damit den CO2-Fußabdruck zu reduzieren.
- Verbesserte Kommunikation: Durch die Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen in digitaler Form lässt sich die Kommunikation zwischen Vermietern, Mietern und Hausverwaltungen verbessern und beschleunigen.
- Flexibilität und Mobilität: Durch die Verfügbarkeit von Hausverwaltungs-Informationen in digitaler Form lassen sich diese von überall aus abrufen und bearbeiten, was besonders für mobile Mitarbeiter von Vorteil ist.
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Digitaler Rechnungsworkflow
Ein elektronischer Rechnungsworkflow ist eine Methode, um die Bearbeitung von Rechnungen zu automatisieren. Dabei werden die Rechnungen in digitaler Form erstellt und an den Zahlungsempfänger übermittelt. Die Zahlungsempfänger können die Rechnungen dann direkt online bezahlen.
Digitale Belegprüfung
Bei einer digitalen Belegprüfung werden die Dokumente im ECM / DMS gespeichert und können so leicht von mehreren Personen gleichzeitig überprüft werden. Dadurch können Fehler schnell erkannt und korrigiert werden. Außerdem bietet ein elektronisches System die Möglichkeit, Dokumente zu verfolgen und zu überwachen, so dass jederzeit festgestellt werden kann, wo sich ein bestimmtes Dokument befindet oder ob es vollständig ist.
Teilen Sie Dokumente mit Eigentümern / Mietern
Durch unsere Schnittstellen zu verschiedenen Softwarelösungen können Sie zum Beispiel freigegebene Rechnungen sehr einfach mit Ihren Mietern in Casavi teilen. Somit vermeiden Sie die physische Ablage von Ordner und die digitale Belegprüfung kann auch unterjährig stattfinden.
ECM / DMS mit Anbindung zu Casavi
- Langzeitarchivierung von Dokumenten: Portabler Aufbewahrungsort
- Revisionssicherheit: durch Versionierung und Nutzungsrechte
- Einfachere Arbeitsabläufe: durch definierbare Workflows
- Historie und Dokumentation: von Bearbeitungsschritten
- Digitale Workflows (Rechnungsworkflow, Belegprüfung, digitaler Posteingang)
- Teilen Sie Dokumente direkt aus dem ECM nach Casavi
- Übertragen Sie Stammdaten aus Casavi in Ihr ECM System
Arbeiten Sie standortunabhängig
- Machen Sie unterwegs Bilder mit der IOS App und teilen diese direkt mit den Eigentümern
- Revisionssicherheit: durch Versionierung und Nutzungsrechte
- Einfachere Arbeitsabläufe: durch definierbare Workflows
- Historie und Dokumentation: von Bearbeitungsschritten
- Empfangen Sie die tägliche Post auf Ihrem Handy
BB Beteiligungsgesellschaft
Hervorragender Service und denken immer Lösungsorientiert. Ein Vergnügen mit den Jungs zu arbeiten.
Süddeutsche Hausverwaltung
Als Hausverwaltung konnten wir sofort von der langjährigen Erfahrung profitieren. Die Einführung der ECM Lösung d.velop documents war sehr unkompliziert und hat uns einen echten Schub in unserer Prozessarbeit gegeben.