Das Dokumentenmanagement für Hausverwalter – d.velop documents bei Transferdata mit integrierter Schnittstelle zu casavi
Digitale Rechnungsprüfung
Revisionssichere Ablage
Digitale Belegprüfung
Stammdaten aus dem ERP
Schnelles Onboarding
Warum ein ECM / DMS die Grundlage für ein digitales Immobilienmanagement ist
Ein Enterprise Content Management (ECM) oder Dokumentenmanagement (DMS) ist unverzichtbar für eine erfolgreiche digitale Transformation in Ihrer Hausverwaltung, denn es ermöglicht Ihnen, Ihre Dokumente effizient zu verwalten. Nutzen Sie ein Dokumentenmanagement, um Ihre Dokumente im Unternehmen an einem zentralen Ort zu speichern, sodass sie leicht zugänglich sind. Ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement mit umfassenden Funktionen gewährleistet nicht nur eine effektive Digitalisierung, sondern erleichtert Ihnen auch die Verwaltung Ihrer Objekte und Liegenschaften. Durch die zahlreichen Schnittstellen, wie z.B. casavi, können Sie Ihre Geschäftsprozesse deutlich effizienter gestalten und dabei viel Zeit und Kosten sparen. Zusätzlich ermöglicht Ihnen ein Dokumentenmanagement den jederzeitigen und ortsunabhängigen Zugriff auf Ihre Inhalte, was die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen vereinfacht und optimiert.
Verwaltungsprozesse in casavi
- Teilen von Informationen: Teilen Sie Mitteilungen, Termine mit Eigentümern und Mietern (per Email, App oder dem digitalen Infoboard)
- Vorgangsmanagement: Strukturieren von Anfragen oder Meldungen wie Schadensmeldungen und Dienstleisteraufträgen inklusive Bearbeitungshistorie
- Verteilung von Dokumenten: Sortierung und Zuweisung von Seriendokumenten wie Jahresabrechnung oder Versammlungseinladung sowie digitale und postalische Verteilung
- Bewohnerplattform + App: Notfallkontakte, nachbarschaftlicher Austausch sowie Einbindung von Services rund um die Immobilie
d.velop documents für die Wohnungswirtschaft inkl. Schnittstelle von Transferdata
- Teilen Sie Dokumente automatisiert mit Eigentümern, Mietern und weiteren Stakeholder
- Nutzen Sie Stammdaten aus casavi in d.velop documents
- Legen Sie automatisiert Vorgangsakten an
- Ordnen Sie Eingangspost (digital oder physisch) entsprechenden Vorgängen zu
- Nutzen Sie weitere Schnittstellen zu ERP Systemen aus der Wohnungswirtschaft
- Erstellen Sie Smart-Task Vorgänge direkt aus dem Dokumentenmanagement
- Übertragen Sie Dokumente aus Smart-Task Vorgängen direkt nach d.velop documents
- Erstellen Sie Smart-Task Akten im DMS und führen alle Dokumente an einem Platz
- Automatische Extraktion von Stammdaten aus Dokumenten und Übertragung in Eigenschaftsfelder von casavi (Beispiel Energieausweis)
Durch unsere Schnittstelle zwischen casavi und d.velop documents by transferdata haben Sie viele Möglichkeiten die Prozesse in Ihrer Hausverwaltung weiter zu optimieren.
Übertragung von Dokumenten und Stammdaten
Nutzen Sie unsere Schnittstelle zu casavi für die Übertragung wichtiger Dokumente. Mit der Möglichkeit, Dokumente entweder manuell oder vollautomatisch zu übertragen, bietet unsere Lösung in d.velop documents eine flexible und effiziente Alternative zu herkömmlichen Methoden. Sparen Sie Zeit und Mühe, und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche Ihrer Tätigkeit in der digitalen Hausverwaltung.
Anlegen von Smart Task Vorgängen im Dokumentenmanagement
Hat Ihnen Ihr Mieter eine Email mit einer Schadensmeldung gesendet? Erstellen Sie direkt bei der Ablage der Email den entsprechenden Smart-Task Vorgang in casavi. Sollte der entsprechende Smart-Task Vorgang bereits bestehen, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Dokumente direkt in den casavi Vorgang abzulegen.
Automatische Erkennung der Objekte und Zuordnung der digitalen Post
Als Immobilienverwalter bekommen Sie ständig eine große Anzahl an Dokumenten zugesandt. Diese müssen intern an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Mit unserem Object Verifier bieten wir Ihnen eine effiziente Lösung, um die Dokumente automatisch dem jeweils zuständigen Objektbetreuer oder Sachbearbeiter zur Verfügung zu stellen.
Automatischen Extraktion von Rechnungswerten
Geben Sie immer noch Werte aus Rechnungen von Hand ein? Mit unserem Rechnungsleser können Sie alle wesentlichen Daten Ihrer Rechnung schnell und mühelos erfassen. Das mühsame Abtippen gehört damit der Vergangenheit an, und Sie sparen wertvolle Zeit.
Sie wollen mehr über unsere digitalen Lösungen erfahren? Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf!
Vorteile einer digitalen Immobilienverwaltung
- Schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten: Durch die Verwendung von digitalen Archivsystemen lassen sich Hausverwaltungs-Dokumente schneller und einfacher auffinden und bearbeiten.
- Reduktion des administrativen Aufwands: Die digitale Hausverwaltung ermöglicht es, den Aufwand für die Verwaltung von Immobilien zu reduzieren.
- Verbesserte Sicherheit und Datenschutz: Durch die Verwendung von verschlüsselten Archivsystemen und Zugriffsbeschränkungen lassen sich die sensiblen Mieter- und Immobilien-Informationen besser schützen.
- Verringerung des Papierverbrauchs und CO2-Fußabdruck: Die digitale Hausverwaltung trägt dazu bei, den Papierverbrauch und damit den CO2-Fußabdruck zu reduzieren.
- Verbesserte Kommunikation: Durch die Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen in digitaler Form lässt sich die Kommunikation zwischen Vermietern, Mietern und Hausverwaltungen verbessern und beschleunigen.
- Flexibilität und Mobilität: Durch die Verfügbarkeit von Hausverwaltungs-Informationen in digitaler Form lassen sich diese von überall aus abrufen und bearbeiten, was besonders für mobile Mitarbeiter von Vorteil ist.
Digitaler Rechnungsworkflow im Dokumentenmanagement
Ein elektronischer Rechnungsworkflow ist eine Methode, um die Bearbeitung von Rechnungen zu automatisieren. Dabei werden die Rechnungen in digitaler Form verarbeitet. Zusätzlich können Sie Buchungssätze für Ihr ERP System erstellen.
Digitale Belegprüfung
Bei einer digitalen Belegprüfung werden die Dokumente im ECM / DMS gespeichert und können so leicht von mehreren Personen gleichzeitig überprüft werden. Dadurch können Fehler schnell erkannt und korrigiert werden. Außerdem bietet ein Dokumentenmanagement die Möglichkeit, Dokumente mit externen Personen zu teilen.
Teilen Sie Dokumente mit Eigentümern / Mietern
Durch unsere Schnittstellen zu verschiedenen Softwarelösungen können Sie zum Beispiel freigegebene Rechnungen sehr einfach mit Ihren Mietern in casavi teilen. Somit vermeiden Sie die physische Ablage von Ordner und die digitale Belegprüfung kann auch unterjährig stattfinden.
ECM / DMS mit Anbindung zu casavi
- Langzeitarchivierung von Dokumenten: Portabler Aufbewahrungsort
- Revisionssicherheit: durch Versionierung und Nutzungsrechte
- Einfachere Arbeitsabläufe: durch definierbare Workflows
- Historie und Dokumentation: von Bearbeitungsschritten
- Digitale Workflows (Rechnungsworkflow, Belegprüfung, digitaler Posteingang)
- Teilen Sie Dokumente direkt aus dem ECM nach casavi
- Übertragen Sie Stammdaten aus casavi in Ihr ECM System
Arbeiten Sie standortunabhängig
- Machen Sie unterwegs Bilder mit der IOS App und teilen diese direkt mit den Eigentümern
- Revisionssicherheit: durch Versionierung und Nutzungsrechte
- Einfachere Arbeitsabläufe: durch definierbare Workflows
- Historie und Dokumentation: von Bearbeitungsschritten
- Empfangen Sie die tägliche Post auf Ihrem Handy