Was Sie bei der Digitalisierung von Personalakten beachten sollten!

Was Sie bei der Digitalisierung von Personalakten beachten sollten!

Die Digitalisierung von Personalakten stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar. Die Vorteile einer digitalen Personalakte sind jedoch unbestritten: Sie ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Informationen und trägt zudem zu einer verbesserten Effizienz und Sicherheit bei. Doch wie lässt sich die Digitalisierung von Personalakten in der Praxis umsetzen? Welche Schritte sind notwendig und welche Tools und Technologien können dabei helfen?

Der erste Schritt bei der Digitalisierung von Personalakten ist die Bestandsaufnahme. Dabei gilt es zunächst, sämtliche vorhandenen Papierdokumente zu inventarisieren und zu digitalisieren. Hierfür gibt es spezielle Scanner, die die Dokumente schnell und in hoher Qualität digitalisieren. Alternativ können auch Dienstleister beauftragt werden, die die Digitalisierung übernehmen.

Welche Vorteile hat es, einen erfahrenen Dienstleister für die Digitalisierung der Personalakten zu beauftragen?

  1. Zeitersparnis: Die Digitalisierung von Personalakten ist ein aufwändiger Prozess, der viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Durch die Beauftragung eines Dienstleisters wird diese Zeitersparnis ermöglicht, da der Dienstleister die Digitalisierung übernimmt und das Unternehmen sich um andere Aufgaben kümmern kann.

  2. Kostenersparnis: In vielen Fällen ist es kostengünstiger, einen Dienstleister mit der Digitalisierung von Personalakten zu beauftragen, als die Digitalisierung in Eigenregie durchzuführen. Dies liegt unter anderem daran, dass der Dienstleister über spezialisiertes Equipment und Personal verfügt und daher in der Lage ist, die Digitalisierung effizienter durchzuführen.

  3. Spezialisierte Expertise: Dienstleister für die Digitalisierung von Personalakten verfügen in der Regel über spezialisierte Expertise und Erfahrung in diesem Bereich. Sie können daher die Digitalisierung professionell und zuverlässig durchführen und bei Fragen oder Problemen zur Verfügung stehen.

  4. Datenschutz und Datensicherheit: Ein Dienstleister für die Digitalisierung von Personalakten ist in der Regel darauf spezialisiert, die Datensicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten. Das Unternehmen kann sich somit darauf verlassen, dass die Digitalisierung in sicheren Händen ist.

Warum kann Machine Learning zum klassifizieren der Personaldokumente nützlich sein?

Machine Learning (ML) kann beim Klassifizieren von Dokumenten eine nützliche Unterstützung sein. Dabei werden algorithmische Verfahren eingesetzt, um Dokumente automatisch in vorher definierte Kategorien einzuordnen.

Um ML zur Klassifizierung von Dokumenten einzusetzen, muss zunächst ein Trainingsdatensatz aufgebaut werden. Dieser besteht aus einer Sammlung von Dokumenten, die bereits manuell kategorisiert wurden. Anhand dieser Daten kann das ML-Modell lernen, welche Merkmale die Dokumente einer bestimmten Kategorie aufweisen und diese Merkmale bei der Einordnung neuer Dokumente berücksichtigen.

ML kann beim Klassifizieren von Dokumenten vor allem dann nützlich sein, wenn es um große Mengen von Dokumenten geht und eine manuelle Einordnung zeitaufwendig wäre. Allerdings ist es wichtig zu beachten, dass das ML-Modell nur so gut ist wie der Trainingsdatensatz, auf dem es aufgebaut wurde. Es ist daher wichtig, den Trainingsdatensatz möglichst repräsentativ und vollständig zu gestalten, um eine möglichst genaue Klassifikation zu erreichen.

Warum sollten Sie ein DMS / ECM zur Verwaltung und Ablage der Personalakten einsetzen?

Personalakten sollten revisionssicher abgelegt werden, da sie wichtige Dokumente und Informationen enthalten, die für das Unternehmen und die Mitarbeiter von Bedeutung sind. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Zeugnisse und andere Dokumente, die für die Personalverwaltung und -entwicklung relevant sind.

Revisionssichere Ablage bedeutet, dass die Personalakten so abgelegt werden, dass sie jederzeit auffindbar und verfügbar sind und dass sie vor Verlust, Veränderung oder Zerstörung geschützt sind. Dies ist insbesondere wichtig, wenn es um die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Anforderungen geht, wie zum Beispiel den Datenschutz oder die Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente.

Hier gibt es verschiedene Lösungen am Markt, die je nach Unternehmensgröße und -bedarf unterschiedlich geeignet sind. Eine gängige Software zur Verwaltung von Personalakten ist zum Beispiel d.velop documents, die neben der Verwaltung von Dokumenten auch Funktionen zur Mitarbeiterverwaltung und -zeiterfassung bietet.

Um die Digitalisierung von Personalakten erfolgreich umzusetzen, ist es wichtig, die Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess einzubeziehen und ihnen die neuen Tools und Prozesse zu vermitteln. Eine Schulung der Mitarbeiter ist in diesem Zusammenhang unerlässlich.

Neben der Verwaltungssoftware gibt es noch weitere Tools und Technologien, die bei der Digitalisierung von Personalakten helfen können. Dazu gehören zum Beispiel eine elektronische Unterschriftenlösung, die es ermöglicht, Dokumente digital zu unterzeichnen.

Insgesamt ist die Digitalisierung von Personalakten ein aufwändiger Prozess, der gut geplant und durchdacht sein sollte. Mit dem richtigen Dienstleister an Ihrer Seite, wird dieser Aufwand für Sie stark reduziert. 

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