Vorteile eines digitalen Vertragsmanagement

Vorteile eines digitalen Vertragsmanagement

1. Was ist ein digitales Vertragsmanagement

Das digitale Vertragsmanagement ist die Verwaltung von Verträgen mithilfe von digitalen Tools und Systemen. Dazu gehört in der Regel die Erstellung, Speicherung, Überprüfung und Verwaltung von Verträgen in elektronischer Form. Diese Tools und Systeme ermöglichen es, Verträge schnell und einfach von allen Beteiligten zu unterzeichnen und zu verwalten, ohne dass zusätzlich Papier genutzt werden muss. Das digitale Vertragsmanagement bietet viele Vorteile wie Zeitersparnis, Steigerung der Sicherheit und bessere Übersichtlichkeit im Vergleich zum traditionellen Vertragsmanagement mit Papierdokumenten.

Digitales Vertragsmanagement mit d.velop documents
Vertragsmanagement in d.velop documents

2. Warum ist ein digitales Vertragsmanagement so wichtig?

Das digitale Vertragsmanagement ist in der heutigen digitalen Welt von großer Bedeutung geworden, da es viele Vorteile bietet, die dazu beitragen, die Arbeitsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. 

Welche Vorteile sind das genau?

Zeitersparnis: Durch die Verwendung von elektronischen Unterschriften und die zentrale Speicherung von Dokumenten entfällt viel Zeitaufwand, der früher für das Ausdrucken, Abheften und Suchen von Papierdokumenten erforderlich war.

Steigerung der Sicherheit: Durch die Verwendung von verschlüsselten Datenübertragungen und die Speicherung von Dokumenten in der Cloud ist die Gefahr von Datenverlust oder Diebstahl deutlich geringer als bei Papierdokumenten.

Bessere Übersichtlichkeit: Alle Verträge werden an einem zentralen Ort gespeichert und sind jederzeit abrufbar, was die Suche nach bestimmten Dokumenten erheblich vereinfacht.

Gehen wir auf die einzelnen Vorteile etwas genauer ein!

  • Die elektronische Signatur: Was genau ist das?

Der Begriff „elektronische Signatur“ wird durch eIDAS folgendermaßen definiert:

„’Elektronische Signatur‘ sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.“​

Gibt es unterschiedliche Formen der elektronischen Signatur? Ja, die gibt es! Wir unterscheiden hier zwischen folgenden Formen:

  • EES (Einfache elektronische Signatur)
  • QES (Qualifizierte elektronische Signatur)
  • FES (Fortgeschrittene elektronische Signatur)

Laden Sie sich gerne unser Whitepaper zur Digitalen Signatur herunter. Hier gehen wir genauer auf die Besonderheiten ein.

  • Die Vermeidung der Papierablage!

Der Begriff zum papierlosen Büro stammt bereits aus den 70er Jahren und trotzdem wird ca. 50 Jahre später immer noch sehr viel gedruckt. Verträge werden zum Teil 3-mal angefertigt, damit jede Partei ein eigenes Exemplar erhält. 

Durch ein digitales Vertragsmanagement entfällt dieser zusätzliche Papieraufwand. Der Vertrag wird digital erstellt und anschließend allen Beteiligten digital zur Verfügung gestellt. Anschließend können die Vertrag elektronisch unterzeichnet werden und revisionssicher in einem ECM System abgespeichert werden. 

  • Steigerung der Sicherheit durch revisionssicher Ablage

Wie genau können Sie mit einem digitalen Vertragsmanagement die Sicherheit steigern? Das ist ziemlich einfach zu beantworten: Durch die verschlüsselte digitale Übertragung und die revisionssichere Speicherung in der Cloud, ist das Risiko für Datenverlust oder Diebstahl deutlich geringer. 

  • Bessere Übersichtlichkeit durch ECM System

Ein weiterer Vorteile ist die Übersichtlichkeit und die Verfügbarkeit der Dokumente. Durch die zentrale Speicherung in einem ECM / DMS System können alle Kollegen von überall auf die Daten zugreifen. Durch das digitale Vertragsmanagement haben Sie außerdem die Möglichkeit, die aktuellen Vertragsdaten, Laufzeiten oder Kündigungsfristen einfach im Blick zu behalten. Verpassen Sie nie wieder Fristen!

Digitale Signatur

Unser Fazit zum digitalen Vertragsmanagement!

Das digitale Vertragsmanagement ist für Unternehmen von großer Bedeutung, da es einen wichtigen Beitrag zur vollständigen Digitalisierung leistet und das Potenzial hat, die Effizienz in den Verwaltungsbereichen zu erhöhen. Um die Datensilos in den Unternehmen aufzulösen, sind bereichsübergreifende digitale Prozesse erforderlich, die Informationen aus allen Fachbereichen zusammenführen und als Entscheidungsgrundlage nutzen.“