CRM System für Hausverwaltungen im Vergleich

CRM System für Hausverwaltungen im Vergleich

von | Nov. 6, 2024 | Allgemein, Digitalisierung

CRM-System-Vergleich für die Immobilienwirtschaft: casavi, iDWELL, Facilio und ETG24 im Überblick

 

Effiziente Customer Relationship Management (CRM)-Systeme sind in der Immobilienwirtschaft unverzichtbar, um den hohen Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Die Verwaltung von Mietern, Eigentümern, Interessenten und Serviceanfragen stellt Immobilienunternehmen vor komplexe Herausforderungen, die moderne CRM-Systeme zu lösen versprechen. Diese Systeme helfen, die Kommunikation zu verbessern, Geschäftsprozesse zu optimieren und letztlich die Kundenzufriedenheit zu steigern.

In diesem Artikel vergleichen wir vier CRM-Systeme, die speziell auf die Bedürfnisse der Immobilienbranche zugeschnitten sind: casavi, iDWELL, Facilio und ETG24. Wir betrachten ihre Funktionen, Vorteile, Preismodelle und Einsatzmöglichkeiten, um Ihnen eine fundierte Entscheidungshilfe bei der Auswahl des richtigen CRM-Systems zu geben.

 

Artikelübersicht:

  • Was ist ein CRM-System?
  • Die Kriterien für den CRM-System-Vergleich
  • casavi: Der Allrounder für Immobilienverwalter
  • iDWELL: Die moderne Lösung für Immobilienverwalter und Eigentümer
  • Facilio: Das CRM-System für Facility Management
  • ETG24; Das spezialisierte CRM für die Immobilienvermittlung
  • Allgemeines Fazit
Digitale Mieterakten, Plan, Digitaler Bauantrag
Wieviel kann ich durch ein CRM System sparen?

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Ihr Einsparpotential:

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Zeitersparnis:
  • Berechnung der Gesamtvorgänge: Einheiten × Vorgänge pro Jahr
  • Aktuelle Zeitaufwendung: Gesamtvorgänge × Bearbeitungszeit
  • Angenommene Zeitersparnis durch CRM: 60%
Kostenersparnis:
  • Stundensatz: Jahresgehalt ÷ Arbeitsstunden
  • Brutto-Ersparnis: Eingesparte Stunden × Stundensatz
  • Angenommene CRM-Kosten: 300€ pro Monat (3.600€/Jahr)
  • Netto-Ersparnis: Brutto-Ersparnis - CRM-Kosten
Return on Investment (ROI):
  • ROI = (Netto-Ersparnis ÷ CRM-Kosten) × 100
Hinweis: Diese Berechnung basiert auf Durchschnittswerten und Erfahrungen aus der Immobilienverwaltung. Die tatsächlichen Einsparungen können je nach individueller Situation und Implementierung variieren.

1. Was ist ein CRM-System?

 

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist eine Software, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Interaktionen mit aktuellen und potenziellen Kunden unterstützt. Ziel eines CRM-Systems ist es, die Effizienz von Marketing, Vertrieb und Kundenservice zu steigern und durch eine zentrale Datenbank einen umfassenden Überblick über alle Kundenbeziehungen zu ermöglichen.

In der Immobilienwirtschaft hilft ein CRM-System dabei, Kontakte zu Mietern, Käufern, Verkäufern und anderen Stakeholdern zu pflegen, Leads zu generieren, Anfragen zu verwalten und den gesamten Kommunikationsprozess zu optimieren. Insbesondere für Immobilienverwalter, Makler und Bauträger sind CRM-Systeme unerlässlich, um den Überblick über die zahlreichen Projekte und Kunden zu behalten.

2. Die Kriterien für den CRM-System-Vergleich

 

Beim Vergleich von CRM-Systemen für die Immobilienwirtschaft spielen mehrere Faktoren eine Rolle. Die wichtigsten sind:

  • Benutzerfreundlichkeit: Wie einfach ist das System zu bedienen und wie intuitiv sind die Funktionen?
  • Funktionen: Welche speziellen Tools bietet das CRM-System für die Immobilienwirtschaft? (z.B. Mieterverwaltung, Objektverwaltung, Serviceanfragen, Leadmanagement)
  • Integration: Lässt sich das System in bestehende Softwarelösungen integrieren, z.B. Buchhaltungssysteme oder Marketing-Tools?
  • Mobilität: Bietet das CRM eine mobile App oder eine cloudbasierte Lösung, die eine flexible Nutzung ermöglicht?
  • Kundensupport: Wie gut ist der Support und wie schnell werden Probleme gelöst?
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: Welche Kosten kommen auf den Nutzer zu und welche Funktionen sind im Preis enthalten?

Im Folgenden werden wir die vier CRM-Systeme im Detail betrachten und untersuchen, wie sie in den oben genannten Bereichen abschneiden.

3. casavi: Der Allrounder für Immobilienverwalter

casavi ist eine führende CRM-Lösung speziell für die Immobilienwirtschaft. Das Unternehmen hat sich auf die Bedürfnisse von Immobilienverwaltungen, Wohnungsbaugesellschaften und Hausverwaltungen fokussiert und bietet eine umfassende Plattform, die sowohl für die Verwaltung als auch für die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern geeignet ist.

Funktionen

  • Mieterkommunikation: casavi ermöglicht die digitale Kommunikation mit Mietern und Eigentümern über Nachrichten, Erinnerungen und Dokumentenmanagement. Die Plattform bietet ein digitales Postfach, auf das sowohl die Mieter als auch die Verwaltung zugreifen können.
  • Servicemanagement: Mieter können Störungen oder Wartungsanfragen direkt über das System melden und die Verwaltung kann diese in Echtzeit bearbeiten und nachverfolgen.
  • Vertragsmanagement: casavi hilft, Mietverträge und Dokumente zu verwalten und wichtige Fristen und Termine im Blick zu behalten.
  • Leistungsüberwachung: Das System bietet detaillierte Auswertungen und Berichte, die die Leistung der Verwaltung und die Zufriedenheit der Mieter aufzeigen.

Integration und Mobilität

casavi kann in verschiedene externe Systeme integriert werden, darunter Buchhaltungssoftware und andere Verwaltungstools. Die Lösung ist vollständig cloudbasiert und bietet eine mobile App für iOS und Android, die den Zugriff auf alle wichtigen Funktionen auch von unterwegs ermöglicht.

Preismodell

Das Preismodell von casavi richtet sich nach der Anzahl der verwalteten Einheiten und den gewünschten Funktionen. Die Preise sind individuell und können auf Wunsch angepasst werden, so dass es sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet ist.

Fazit

casavi eignet sich besonders für größere Immobilienverwaltungen und Hausverwaltungen, die ein umfassendes und flexibles CRM-System suchen. Die starke Mieterkommunikation und die einfache Integration in bestehende Systeme machen casavi zu einer beliebten Wahl.

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4. iDWELL: Die moderne Lösung für Immobilienverwalter und Eigentümer

 

iDWELL ist ein weiteres CRM-System, das speziell für die Immobilienbranche entwickelt wurde. Die Plattform richtet sich sowohl an Immobilienverwalter als auch an Eigentümer und bietet eine benutzerfreundliche Lösung, die viele Prozesse der Immobilienverwaltung automatisiert und vereinfacht.

Funktionen

  • Kontakte mit Mietern und Eigentümern: iDWELL ermöglicht die Verwaltung von Mietern und Eigentümern, die Überwachung ihrer Verträge und die digitale Kommunikation.
  • Dokumentenmanagement: Mietverträge, Rechnungen und andere Dokumente können direkt im System gespeichert und verwaltet werden. iDWELL bietet auch eine digitale Signatur für Verträge.
  • Wartungs- und Serviceanfragen: Ähnlich wie bei casavi können Mieter Serviceanfragen stellen, die direkt vom Verwalter bearbeitet werden. Das System ermöglicht eine schnelle Bearbeitung und stellt sicher, dass keine Anfrage verloren geht.
  • Reporting: Mit iDWELL können detaillierte Berichte über die finanzielle Situation der Objekte, die Mietauslastung und viele weitere Kennzahlen erstellt werden.

Integration und Mobilität

iDWELL bietet eine Cloud-basierte Lösung, die eine einfache Integration mit anderen Systemen ermöglicht. Zusätzlich steht eine mobile App für iOS und Android zur Verfügung, die auch unterwegs den Zugriff auf alle relevanten Funktionen ermöglicht.

Preismodell

iDWELL bietet verschiedene Preismodelle an, die auf die Bedürfnisse von kleinen bis mittelgroßen Immobilienunternehmen zugeschnitten sind. Die genauen Preise variieren je nach Anzahl der verwalteten Objekte und den gewünschten Zusatzfunktionen.

Fazit

iDWELL eignet sich gut für kleine bis mittelgroße Immobilienunternehmen, die ein einfaches, aber leistungsstarkes CRM-System suchen. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die leistungsstarken Dokumentenmanagementfunktionen machen das System besonders für Eigentümer und kleine Hausverwaltungen attraktiv.

CRM System, IdWell

5. Facilio: Das CRM-System für Facility Management

 

Facilio ist eine CRM-Plattform, die sich vor allem auf Facility Management und Gebäudemanagement spezialisiert hat. Das System bietet eine Vielzahl von Funktionen für die Verwaltung von Facility Services und die Kommunikation zwischen Facility Managern, Mietern und Dienstleistern.

Funktionen

  • Facility Management: Facilio bietet umfassende Tools für das Facility Management, einschließlich Wartungsmanagement, Reparaturaufträge und Servicedesk.
  • Asset Tracking: Das System hilft bei der Überwachung von Gebäudeanlagen und der Verfolgung des Wartungsbedarfs.
  • Aufgabenmanagement: Facilio ermöglicht die Erstellung und Zuweisung von Aufgaben, so dass nichts vergessen wird. Serviceanfragen und Wartungsaufträge können direkt in das System eingegeben und verfolgt werden.
  • Reporting und Analyse: Facilio bietet detaillierte Berichte über den Zustand von Gebäuden und den Verlauf von Wartungsaufträgen, was ein proaktives Management ermöglicht.

Integration und Mobilität

Facilio ist vollständig Cloud-basiert und bietet mobile Anwendungen, mit denen Facility Manager vor Ort auf Informationen zugreifen und Aufgaben in Echtzeit bearbeiten können. Es lässt sich auch leicht mit anderen Systemen integrieren, insbesondere im Bereich des Internet der Dinge (IoT) und der Gebäudeautomatisierung.

Preismodell

Facilio bietet ein individuelles Preismodell, das sich an den Anforderungen des Unternehmens orientiert. Da das System stark auf das Facility Management ausgerichtet ist, richtet sich der Preis eher an größere Unternehmen und Institutionen, die viele Gebäude und Anlagen zu verwalten haben.

Fazit

Facilio eignet sich besonders für Facility Management Unternehmen, die eine umfassende Lösung für die Verwaltung und Instandhaltung von Gebäuden suchen. Das System eignet sich weniger für den klassischen Immobilienverwalter, sondern eher für größere Institutionen oder Betreiber von Facility-Management-Dienstleistungen.

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6. ETG24: Das spezialisierte CRM für die Immobilienvermittlung

 

ETG24 ist ein CRM-System für die Immobilienvermittlung und -beratung. Das System richtet sich vor allem an Makler und Immobilienagenturen und bietet eine benutzerfreundliche Lösung zur Verwaltung von Interessenten, Objekten und Transaktionen.

Funktionen

  • Lead Management: ETG24 unterstützt Makler bei der Erfassung, Qualifizierung und Pflege von Interessenten. Das System bietet eine umfassende Datenbank zur Verwaltung von Interessenten und Objekten.
  • Objektmanagement: Das System ermöglicht die Erstellung, Verwaltung und Vermarktung von Immobilienangeboten. Makler können Objekte mit detaillierten Informationen und Bildern versehen und über verschiedene Kanäle bewerben.
  • Kommunikation: ETG24 ermöglicht die direkte Kommunikation mit Interessenten per E-Mail, SMS und Telefonanruf. Das System bietet auch eine Follow-up-Funktion, um den Kontakt nicht abreißen zu lassen.
  • Transaktionsmanagement: ETG24 bietet Funktionen zur Verwaltung von Verträgen und Dokumenten, die während des Transaktionsprozesses entstehen.

Integration und Mobilität

Integration: ETG24 kann mit Immobilienportalen und anderen Tools wie E-Mail-Marketing-Software und Kalendersystemen integriert werden.

Mobilität: Eine mobile App ermöglicht Maklern, auch unterwegs auf alle wichtigen Funktionen zuzugreifen und mit Interessenten zu kommunizieren.

Preismodell

ETG24 bietet ein skalierbares Preismodell, das sich nach der Anzahl der Nutzer und den gewünschten Funktionen richtet. Eine kostenlose Testversion ermöglicht es, das System vor der Entscheidung auszuprobieren.

Fazit

ETG24 ist eine benutzerfreundliche und flexible CRM-Lösung für Immobilienmakler. Mit umfangreichen Funktionen zur Interessenten- und Objektverwaltung sowie zum eignet es sich besonders für Makler, die ihre Vertriebsprozesse und Kundendaten effizient organisieren möchten. Die Integration mit Immobilienportalen und die mobile App machen das System besonders flexibel und praktisch für den täglichen Einsatz.

CRM System für Immobilienverwaltungen

Allgemeines Fazit

Der Vergleich der CRM-Systeme casavi, iDWELL, Facilio und ETG24 zeigt, dass es in der Immobilienwirtschaft keine „Einheitslösung“ gibt. Jedes dieser Systeme ist für unterschiedliche Anforderungen und Unternehmensgrößen konzipiert, so dass die Auswahl des richtigen CRM-Systems stark von den individuellen Bedürfnissen abhängt.

Insgesamt hängt die Wahl des richtigen CRM-Systems für die Immobilienbranche stark von den spezifischen Anforderungen und der Unternehmensgröße ab. Während casavi und iDWELL vor allem für die Immobilienverwaltung und Mieterkommunikation optimal sind, eignet sich Facilio eher für das Facility Management und ETG24 für Makler. Jedes dieser Systeme bietet wertvolle Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Prozesse zu optimieren, die Kundenzufriedenheit zu steigern und Ihre Effizienz zu erhöhen.

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Effizienz steigern mit d.velop documents: Der ultimative Leitfaden für digitales Dokumentenmanagement

Effizienz steigern mit d.velop documents: Der ultimative Leitfaden für digitales Dokumentenmanagement

von | Nov. 2, 2024 | Digitalisierung

Effizienz steigern mit d.velop documents: Der ultimative Leitfaden für digitales Dokumentenmanagement

 

d.velop documents, digitales Dokumentenmanagment

In der heutigen, schnelllebigen digitalen Welt setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Lösungen für das Verwalten der Unternehmensdokumente und die Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe. Weitere Punkte sind die Steigerung der Effizienz und die Sicherung wichtiger Informationen im Unternehmen.

d.velop documents bietet ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement-System (DMS), das Unternehmen bei der Verwaltung und dem digitalen Management von Dokumenten unterstützt.

Dieser Leitfaden untersucht die Funktionen, Vorteile und bewährten Methoden zur Nutzung des d.velop DMS, um Verwaltungsprozesse zu verbessern und die allgemeine Effizienz zu steigern.

Durch ein besseres Verständnis von d.velop documents können Unternehmen Dokumenten-Workflows optimieren, die Compliance sicherstellen und eine nahtlose, digitale Dokumentenumgebung schaffen.

Ganz gleich, ob Sie gerade erst mit dem digitalen Dokumentenmanagement beginnen oder Ihr aktuelles DMS verbessern möchten – dieser Artikel bietet Ihnen die notwendigen Einblicke und praktische Schritte.

Abschließend erfahren Sie, wie Sie in 5 Schritten das Dokumentenmanagement d.velop documents in Ihrem Unternehmen einführen können

Inhaltsverzeichnis

 

  1. Was ist d.velop documents und warum ist es wichtig?
  2. Wie funktioniert ein digitales Dokumentenmanagement-System?
  3. Warum d.velop documents für Ihre DMS-Anforderungen wählen?
  4. Schlüsselfunktionen von d.velop documents für effiziente Verwaltung
  5. Integration von d.velop documents in Ihre bestehende IT-Landschaft
  6. Erste Schritte mit d.velop DMS: Einführung und Einrichtung
  7. Vorteile von Cloud-Hosting vs. On-Premises für Ihr DMS
  8. Compliance und Sicherheit mit revisionssicherer Archivierung gewährleisten
  9. Digitale Workflows und Automatisierung Ihres Dokumentenmanagements
  10. Best Practices zur Nutzung von d.velop documents in Ihrem Unternehmen  

1. Was ist d.velop documents und warum ist es wichtig?

d.velop documents ist eine umfassende Dokumentenmanagement-System (DMS)-Plattform, die es Organisationen ermöglicht, Dokumente digital zu verwalten, zu organisieren und zu archivieren. Durch die zentrale Speicherung von Dokumenten und die Automatisierung von Workflows bietet sie eine zuverlässige Lösung für Unternehmen, die auf Effizienz und Compliance setzen und endlich zum papierlosen Büro werden wollen.

Die Nachfrage nach einem DMS wie d.velop documents war nie größer, da die digitale Transformation die Unternehmen zur Einführung papierloser Workflows und zur Optimierung der Datenarchivierung antreibt. Die Implementierung eines robusten DMS verbessert nicht nur die täglichen Verwaltungsprozesse, sondern macht Unternehmen auch zukunftssicher.

2. Wie funktioniert ein digitales Dokumentenmanagement-System?

Ein Dokumentenmanagement-System bietet einen organisierten digitalen Rahmen für das Dokumentenmanagement. Es ermöglicht es Organisationen, Dokumente zu scannen, zu kategorisieren und digital zu speichern, sodass diese jederzeit zugänglich und von überall aus erreichbar sind. Ein sogenannter Aktenplan bildet dabei das Grundgerüst alle Dokumentenarten inkl. Eigenschaften im Dokumentenmanagementsystem.

Der Kern eines DMS besteht aus der digitalen Dokumentenspeicherung die durch Workflows erweitert wird, die Dokumente durch Prüfungs-, Genehmigungs- und Archivierungsprozesse führen. Mit Tools zur Versionierung, zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen und zur automatisierten Ablage vereinfacht das d.velop DMS das Aktenmanagement erheblich.

3. Warum d.velop documents für Ihre DMS-Anforderungen wählen?

Wenn es um Dokumentenmanagement geht, überzeugt d.velop durch anpassbare Lösungen und umfassende Expertise in verschiedenen Branchen. Das Unternehmen bietet ein Dokumentenmanagement-System, das auf die spezifischen Bedürfnisse von mittelständischen Unternehmen und größeren Organisationen zugeschnitten ist.

Mit einem Fokus auf nahtlose Integration in bestehende Systeme wie Microsoft und andere ERP-Systeme unterstützt d.velop documents effizientes Workflow-Management und automatisierte Ablage. Darüber hinaus ist d.velop ein zuverlässiger Partner in der digitalen Transformation, der die Compliance und Datensicherheit gewährleistet und Dokumente revisionssicher mit wenigen klicks abspeichert.

Durch ein großes Netzwerk an Partner kann d.velop in einem eigenen d.velop store spezielle Applikationen für d.velop documents anbieten. Dazu gehören zum Beispiel ein Vertragsmanagement oder eine digitale Unterschrift.

 

4. Schlüsselfunktionen von d.velop documents für effiziente Verwaltung

d.velop documents bietet eine Vielzahl von Funktionen, die darauf abzielen, die Verwaltung zu verbessern und die Workflow-Effizienz zu steigern. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

  • Elektronische Dokumentenspeicherung: Speichern Sie alle Dokumente an einem Ort für einfache Zugänglichkeit und Verwaltung.
  • Automatisierte Workflows: Richten Sie Workflows ein, die Dokumente durch Prüfungs- und Genehmigungsprozesse führen.
  • Sichere Archivierung: Sorgen Sie für eine revisionssichere Archivierung, um Compliance und leichte Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
  • Flexible Anbindung: Integrieren Sie sich nahtlos mit anderen IT-Systemen und Cloud-Lösungen.

Diese Funktionen machen d.velop zur idealen Wahl für Unternehmen, die Aktenmanagement verbessern und manuelle Arbeitsbelastungen reduzieren möchten.

5. Integration von d.velop documents in Ihre bestehende IT-Landschaft

 

Ein großer Vorteil von d.velop documents ist die Fähigkeit zur nahtlosen Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft, einschließlich Verbindungen zu ERP-Systemen, Cloud-Speichern und verschiedenen Fachanwendungen.

Die Unterstützung von REST-API sorgt dafür, dass sich d.velop documents mit anderen Tools verbinden lässt, was es zu einer vielseitigen DMS-Lösung macht, die mit Ihrem Unternehmen wächst. Durch die nahtlose Integration können Mitarbeitende Dokumente scannen und organisieren, ohne zwischen Plattformen wechseln zu müssen, was die Produktivität insgesamt optimiert.

 

d.velop documents API Schnittstellen

6. Erste Schritte mit d.velop DMS: Wie Sie d.velop documents einführen!

Die Einführung eines DMS kann herausfordernd erscheinen, aber d.velop vereinfacht den Prozess mit benutzerfreundlichen Konfigurationsmöglichkeiten und fachkundiger Unterstützung. Während der Einführung von d.velop documents erhalten Unternehmen maßgeschneiderte Anleitungen, um eine reibungslose Einrichtung sicherzustellen.

Von der Konfiguration der Workflows bis zur Festlegung der Dokumentenmanagement-Berechtigungen unterstützt d.velop den Aufbau eines Systems, das den spezifischen Anforderungen entspricht. Dies hilft Unternehmen, von Anfang an eine robuste Aktenstruktur zu etablieren, Fehler zu minimieren und die Effizienz zu maximieren.

7. Vorteile von Cloud-Hosting vs. On-Premises für Ihr DMS

d.velop documents ist eine Cloud-Lösung und hat dadurch einige Vorteile gegenüber herkömmlichen On-Premises Lösungen.

Cloud-Lösungen sind:

  • Leicht Skalierbar und sehr flexibel anpassbar
  • Bieten einen Ortsunabhängigen Zugriff auf Daten
  • Sind kosteneffizient und oftmals günstiger als die Anschaffung teurer Hardware und IT-Infrastruktur
  • Automatische Updates und Wartung sind inbegriffen
  • Sind schnell implementiert und sind sehr benutzerfreundlich

8. Compliance und Sicherheit mit revisionssicherer Archivierung gewährleisten

Compliance ist eine zentrale Anforderung im Dokumentenmanagement, und d.velop documents bietet revisionssichere Archivierung, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Diese Funktion stellt sicher, dass Dokumente unverändert bleiben und sicher archiviert werden.

Darüber hinaus unterstützt d.velop digitale Signaturen und Versionskontrollen, die die Dokumentenintegration und die Auditfähigkeit verbessern. Mit den revisionssicheren Funktionen können Unternehmen Dokumente archivieren und sicherstellen, dass sie den regulatorischen Standards entsprechen.

9. Digitale Workflows und Automatisierung Ihres Dokumentenmanagements

Digitale Workflows in d.velop documents rationalisieren alltägliche Aufgaben, von der Dokumentenablage bis hin zum Vertragsmanagement. Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass Dokumente ohne manuelle Eingriffe durch Genehmigungsprozesse gelangen.

Mit diesen Workflows werden Aufgaben wie die digitale Rechnungsverarbeitung automatisiert, was Zeit spart und Fehler reduziert. Zusätzlich ermöglichen die digitalen Workflows von d.velop den Mitarbeitenden, Dokumente entsprechend den Unternehmensrichtlinien zu organisieren und damit ein effizienteres Arbeitsumfeld zu schaffen.

10. Best Practices zur Nutzung von d.velop documents in Ihrem Unternehmen

Um d.velop documents erfolgreich zu implementieren, ist es wichtig, es auf die Ziele der Organisation auszurichten.

Hier sind einige Best Practices:

  • Klare Workflow-Regeln festlegen: Definieren, wer Zugang zu bestimmten Dokumenten hat und diese verwalten darf.
  • Berechtigungen regelmäßig aktualisieren: Sicherstellen, dass nur berechtigte Personen auf sensible Dokumente zugreifen.
  • In Schulungen investieren: Mitarbeitende mit dem nötigen Know-how ausstatten, um das Dokumentenmanagement-System optimal zu nutzen.

Wichtige Erkenntnisse

  • d.velop documents bietet ein umfassendes DMS für das digitale Dokumentenmanagement, das Unternehmen dabei unterstützt, Dokumente effizient und sicher zu verwalten.
  • Die Integration mit bestehenden IT-Systemen sorgt für eine nahtlose Verwaltung von Dokumenten und verbessert die Zusammenarbeit im Team.
  • Cloud-Lösungen bieten Flexibilität, um die spezifischen Anforderungen und Compliance-Vorgaben des Unternehmens zu erfüllen.
  • Durch revisionssichere Archivierung und digitale Signaturen mit d.velop sign wird sichergestellt, dass Unternehmen regulatorische Anforderungen erfüllen und Dokumente sicher archivieren können.
  • Automatisierte Workflows verbessern die Effizienz bei der Dokumentenverarbeitung und reduzieren den manuellen Arbeitsaufwand erheblich.

Die Einführung von d.velop documents als Dokumentenmanagement-System stellt für Unternehmen einen entscheidenden Schritt dar, um eine reibungslose, effiziente und sichere digitale Arbeitsumgebung zu schaffen. Die richtige Nutzung von d.velop kann die digitale Transformation des Unternehmens vorantreiben und dazu beitragen, dass Geschäftsprozesse optimiert, Dokumente sicher verwaltet und langfristig Wettbewerbsvorteile erzielt werden.

5 Schritte zur Erfolgreichen Einführung von d.velop documents in Ihrem Unternehmen

 

1. Zielsetzung und Anforderungen an das DMS definieren

Bevor Sie mit der Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems beginnen, ist es wichtig, klare Ziele und Anforderungen festzulegen. Überlegen Sie, welche Herausforderungen in der Dokumentenverwaltung derzeit bestehen und wie d.velop documents Ihnen helfen kann, diese zu lösen.

Mögliche Ziele könnten die Reduzierung manueller Ablagen, die schnellere Dokumentenfindung oder die Verbesserung der Zusammenarbeit sein.

Setzen Sie auch Prioritäten für Ihre Anforderungen. Dazu gehört zum Beispiel ob bestimmte Abteilungen spezifische Anforderungen an Workflows haben. Durch eine detaillierte Zielsetzung wird es einfacher, die richtigen Module und Funktionen innerhalb von d.velop zu wählen und Ihre Prozesse effektiv zu digitalisieren.

2. Implementierungsstrategie entwickeln

Nach der Definition Ihrer Ziele sollten Sie eine konkrete Implementierungsstrategie entwickeln. Dieser Schritt umfasst die Planung der Einführung von d.velop documents in Ihrer Organisation. Starten Sie mit einem Pilotprojekt in einer Abteilung, um erste Erfahrungen mit dem System zu sammeln und den Erfolg der ersten Implementierung zu messen.

Stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Funktionen wie automatisierte Workflows und revisionssichere Archivierung von Anfang an richtig konfigurieren. Bei der Einführung ist auch die Schulung der Mitarbeitenden essenziell. Stellen Sie sicher, dass sie über das nötige Know-how verfügen, um d.velop documents effektiv zu nutzen. Eine strukturierte Einführung von d.velop mit klaren Verantwortlichkeiten und einem Projektplan hilft, das System reibungslos zu integrieren

3. Workflows und Berechtigungen im Dokumentenmanagement konfigurieren

Eine der wichtigsten Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems ist die Möglichkeit, automatisierte Workflows einzurichten und Zugriffsrechte zu verwalten.

Mit d.velop documents können Sie festlegen, wie Dokumente digital bearbeitet, überprüft und freigegeben werden. Dies ermöglicht es Ihnen, Geschäftprozesse effizient zu gestalten und sicherzustellen, dass die Dokumente jederzeit an die richtigen Personen weitergeleitet werden.

Nutzen Sie die Möglichkeit, Berechtigungen individuell zu konfigurieren, sodass sensible Informationen nur von berechtigten Mitarbeitenden eingesehen werden können. Zudem können Sie festlegen, wer Dokumente archivieren und bearbeiten darf. Durch die gezielte Konfiguration der Workflows und Berechtigungen schaffen Sie ein sicheres und transparentes System, das die Produktivität steigert und Fehler minimiert.

4. Nahtlose Integration mit bestehenden Systemen

Um die volle Effizienz eines DMS wie d.velop documents zu erreichen, ist die Integration mit bestehenden IT-Systemen entscheidend. d.velop bietet Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen, Fachanwendungen und Cloud-Diensten, sodass die Dokumente nahtlos integriert und in unterschiedlichen Systemen genutzt werden können.

Durch diese Integration wird sichergestellt, dass d.velop documents sich an Ihre bereits vorhandenen Geschäftsprozesse anpasst und nicht umgekehrt. Beispielsweise können Sie die Plattform direkt mit Microsoft-Anwendungen verknüpfen, um Dokumente direkt in die vertraute Benutzeroberfläche einzubinden. So erleichtern Sie den Mitarbeitenden den Umgang mit dem neuen System und ermöglichen eine daten effiziente Verwaltung von Dokumenten über alle Abteilungen hinweg.

5. Erfolg messen und kontinuierliche Optimierung

Nach der erfolgreichen Einführung des Dokumentenmanagement-Systems ist es wichtig, den Erfolg kontinuierlich zu messen und zu optimieren. Setzen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Team zusammen, um zu evaluieren, ob die Ziele erreicht wurden und ob Anpassungen notwendig sind. Nutzen Sie Kennzahlen wie die Zeitersparnis pro Dokument oder die Reduzierung der Papierablage, um den Fortschritt zu verfolgen.

Ein gutes Dokumentenmanagement-System entwickelt sich ständig weiter, um neuen Anforderungen gerecht zu werden. d.velop bietet regelmäßige Updates und Anpassungsmöglichkeiten, die Sie nutzen können, um das System stets auf dem neuesten Stand zu halten. Sammeln Sie regelmäßig Feedback von den Nutzern und passen Sie Workflows und Prozesse an, um das volle Potenzial von d.velop documents zu entfalten und eine wirklich effiziente Verwaltung sicherzustellen.

Zusammenfassung der Schritte: 

  • Schritt 1: Ziele und Anforderungen definieren
  • Schritt 2: Implementierungsstrategie entwickeln
  • Schritt 3: Workflows und Berechtigungen konfigurieren
  • Schritt 4: Nahtlose Integration mit bestehenden Systemen
  • Schritt 5: Erfolg messen und kontinuierlich optimieren

Mit diesen fünf Schritten können Sie d.velop documents optimal einführen und ein nachhaltiges, digitales Dokumentenmanagement aufbauen, das Ihre Geschäftsprozesse verbessert und die Effizienz im Unternehmen steigert.

Wir beraten Sie gerne bei der Einführung Ihrer des d.velop Dokumentenmanagement-System. Darüberhinaus bieten wir Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Dokumentenmanagement aus der Cloud.

 

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Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann Ihrem Unternehmen erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse bringen. Dieser Rechner hilft Ihnen dabei, das Einsparpotenzial für Ihr Unternehmen zu ermitteln.
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Standardwert: 220 Tage (nach Abzug von Urlaub und Feiertagen)
Berücksichtigen Sie die gesamten Arbeitskosten inkl. Arbeitgeberanteil.

Ihre potentiellen Einsparungen:

Berechnungsgrundlagen:

  • Dokumentensuche: Reduzierung von durchschnittlich 17,5 auf 2,5 Minuten pro Vorgang
  • Ablage: Reduzierung von durchschnittlich 8,5 auf 1,5 Minuten pro Dokument
  • Verteilung: Reduzierung von durchschnittlich 12,5 auf 1,5 Minuten pro Vorgang
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E-Rechnungspflicht ab 2025: Alles, was Unternehmen über die elektronische Rechnungsstellung wissen müssen

E-Rechnungspflicht ab 2025: Alles, was Unternehmen über die elektronische Rechnungsstellung wissen müssen

von | Okt. 12, 2024 | Allgemein, Digitalisierung

E-Rechnungspflicht ab 2025: Alles, was Unternehmen über die elektronische Rechnungsstellung wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland verpflichtend elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und ausstellen. Dies markiert einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung und Prozessautomatisierung im Geschäftsverkehr. Dieser Artikel beleuchtet die Hintergründe der E-Rechnungspflicht, erklärt die rechtlichen Anforderungen und gibt praktische Tipps zur erfolgreichen Umstellung. Wenn Sie wissen möchten, was Sie ab 2025 erwartet und wie Sie sich darauf vorbereiten können, ist dieser Artikel ein Muss.

Digitaler Posteingang

Artikelübersicht

1. Was ist eine E-Rechnung?

2.Was bedeutet die E-Rechnungspflicht ab 2025?

3.Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

4.Für wen ist die E-Rechnungspflicht relevant?

5.Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig?

6.Was ist eine XRechnung?

7.Warum wird die E-Rechnungspflicht eingeführt?

8.Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen

9.Wie können Unternehmen sich auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten?

10.Was passiert ab 2028?

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch in einem strukturierten Format erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Anders als eine Rechnung im PDF-Format, die nur visuell lesbar ist, enthält die E-Rechnung Daten in maschinenlesbarer Form. Typische Formate sind die XRechnung und ZUGFeRD, die den EU-weiten Standards für elektronische Rechnungen entsprechen.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht sorgt dafür, dass Rechnungen nicht nur elektronisch erstellt, sondern auch in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt werden müssen. Dies erleichtert die automatisierte Verarbeitung und spart Zeit und Kosten für alle Beteiligten.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht ab 2025?

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht, die vorsieht, dass alle Unternehmen im B2B-Bereich (Business-to-Business) elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen müssen. Diese neue Regelung betrifft sowohl inländische Unternehmen als auch solche, die in Deutschland steuerlich registriert sind, aber keinen Sitz im Land haben. Die E-Rechnungspflicht betrifft jedoch nicht nur große Konzerne – auch Kleinunternehmer sind zur Umstellung verpflichtet.

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ist ein wesentlicher Teil der Bemühungen zur Digitalisierung der Verwaltung und zur Erhöhung der Transparenz im Geschäftsverkehr. Die Umstellung auf E-Rechnungen wird es Unternehmen erleichtern, steuerliche Vorgaben zu erfüllen und Prozesse zu automatisieren.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht gilt ab dem 1. Januar 2025. Ab diesem Datum sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format auszustellen. Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung ist also spätestens bis zum Jahreswechsel 2024/2025 abzuschließen.

Die Einführung erfolgt schrittweise, und es wird erwartet, dass in den Jahren 2025 und 2026 erste Erfahrungen gesammelt und eventuell notwendige Anpassungen vorgenommen werden. Ab 2028 sollen dann alle Unternehmen ohne Ausnahme zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet sein.

Für wen ist die E-Rechnungspflicht relevant?

Die E-Rechnungspflicht betrifft in erster Linie Unternehmen im B2B-Bereich (Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen). Besonders betroffen sind Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen oder den öffentlichen Sektor liefern. Aber auch Unternehmen mit einem geringen Umsatz, wie Kleinunternehmer, müssen sich auf die neue Regelung einstellen.

Ausgenommen sind lediglich einige Sonderfälle, wie zum Beispiel bestimmte Rechnungen an Privatkunden oder sonstige Rechnungen, die nicht im B2B-Kontext ausgestellt werden. Dennoch sollten sich alle Unternehmen frühzeitig auf die Umstellung vorbereiten, um mögliche Komplikationen zu vermeiden.

Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig?

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das den Vorgaben der EU und den deutschen Gesetzen entspricht. Gängige Formate sind die XRechnung und ZUGFeRD, die den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Diese Formate ermöglichen die elektronische Verarbeitung der Rechnung und machen eine manuelle Eingabe überflüssig.

Im Gegensatz zu einer Rechnung im PDF-Format, die zwar elektronisch versendet, aber manuell verarbeitet werden muss, bietet die XRechnung den Vorteil, dass alle notwendigen Informationen maschinenlesbar sind und automatisch in Buchhaltungssysteme eingepflegt werden können.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein Format für die elektronische Rechnungsstellung, das speziell für die Anforderungen des öffentlichen Sektors entwickelt wurde und mittlerweile auch im B2B-Bereich genutzt wird. Dieses Format ist besonders geeignet, weil es alle Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllt und somit EU-weit anerkannt ist.

Eine XRechnung enthält alle relevanten Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form und ermöglicht so die automatische Verarbeitung. Unternehmen, die ab 2025 E-Rechnungen ausstellen müssen, sollten sich frühzeitig mit der Umstellung auf dieses Format auseinandersetzen.

Warum wird die E-Rechnungspflicht eingeführt?

Die E-Rechnungspflicht wird eingeführt, um Prozesse im Geschäftsverkehr zu vereinfachen und die Effizienz zu erhöhen. Durch die Einführung einer strukturierten elektronischen Rechnungsstellung sollen Fehlerquellen minimiert und die Bearbeitungszeit verkürzt werden. Zudem dient die Umstellung der Betrugsbekämpfung und der Reduzierung von Steuerhinterziehung.

Ein weiterer Grund für die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ist die Harmonisierung der Rechnungsstellung innerhalb der Europäischen Union. Die EU verfolgt das Ziel, durch die Standardisierung von E-Rechnungen den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern und die Kosten für die Rechnungsbearbeitung zu senken.

Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Zum einen lassen sich Rechnungen schneller und effizienter verarbeiten, da sie automatisch in Buchhaltungs- und ERP-Systeme eingelesen werden können. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert das Risiko von Eingabefehlern.

Ein weiterer Vorteil ist die Kosteneinsparung. Durch den Wegfall von Papier- und Portokosten sowie die schnellere Abwicklung von Rechnungen können Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen. Zudem verbessert sich die Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit von Rechnungsprozessen.

Wie können Unternehmen sich auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten?

Unternehmen sollten die Zeit bis Januar 2025 nutzen, um sich auf die neue E-Rechnungspflicht vorzubereiten. Dies beinhaltet die Umstellung auf geeignete Softwarelösungen, die elektronische Rechnungen nach den Vorgaben der EN 16931 ausstellen können. Zudem ist es wichtig, die internen Prozesse anzupassen und Mitarbeiter entsprechend zu schulen.

Ein weiterer Schritt zur Vorbereitung ist die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, die Unterstützung bei der Einführung der E-Rechnung bieten. Viele Anbieter haben spezialisierte Lösungen im Angebot, die Unternehmen bei der Umstellung helfen können.

Was passiert ab 2028?

Ab 2028 wird die E-Rechnungspflicht noch einmal verschärft. Ab diesem Zeitpunkt müssen auch Unternehmen, die bislang von der Pflicht ausgenommen waren, elektronische Rechnungen ausstellen. Dies betrifft insbesondere kleinere Unternehmen und spezielle Branchen, die bisher noch alternative Rechnungsformate nutzen durften.

Die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht ermöglicht es Unternehmen, sich über einen längeren Zeitraum an die neuen Regelungen anzupassen. Dennoch ist es ratsam, sich frühzeitig auf die Umstellung vorzubereiten, um den hohen Umsetzungsaufwand rechtzeitig zu bewältigen.

Digitale Signatur

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte

•E-Rechnungspflicht ab 2025: Alle Unternehmen in Deutschland müssen ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen.

•Relevante Formate: Gängige Formate sind die XRechnung und ZUGFeRD, die den Anforderungen der EN 16931 entsprechen.

•Vorteile der E-Rechnung: Automatisierung der Rechnungsverarbeitung, Kosteneinsparungen und weniger Fehlerquellen.

•Vorbereitung: Unternehmen sollten geeignete Softwarelösungen einführen und ihre internen Prozesse anpassen.

•Ab 2028: Die E-Rechnungspflicht wird auf weitere Unternehmen ausgeweitet.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt eine große Chance für Unternehmen dar, ihre Prozesse zu modernisieren und gleichzeitig von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung zu profitieren.

Was ist die E-Rechnungspflicht ab 2025?

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 ist eine gesetzliche Regelung, die vorschreibt, dass Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen und empfangen müssen. Diese Maßnahme soll die Effizienz der Rechnungsstellung erhöhen und den Verwaltungsaufwand verringern. Die E-Rechnungspflicht gilt zunächst für den öffentlichen Sektor und wird in den folgenden Jahren auch auf den B2B-Bereich ausgeweitet.

Welche Formate sind für die elektronischen Rechnungen zulässig?

Für die Ausstellung von E-Rechnungen müssen die Rechnungen dem Standard EN 16931 entsprechen. Dies bedeutet, dass die Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen müssen, wie beispielsweise XRechnung. Das PDF-Format ist nicht zulässig, da es nicht die notwendigen strukturierten Daten liefert, die für die automatisierte Verarbeitung erforderlich sind.

Was passiert, wenn Unternehmen die E-Rechnungspflicht nicht einhalten?

Unternehmen, die die E-Rechnungspflicht ab 2025 nicht einhalten, riskieren rechtliche Konsequenzen, einschließlich Bußgelder und mögliche Verzögerungen bei Zahlungen. Zudem können sie bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen werden, wenn sie nicht in der Lage sind, elektronische Rechnungen korrekt auszustellen oder zu empfangen.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja, die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer. Allerdings gibt es möglicherweise spezifische Regelungen oder Ausnahmen für sehr kleine Unternehmen, die die Umsetzung erleichtern könnten. Es ist jedoch ratsam, sich frühzeitig über die Anforderungen zu informieren und notwendige Maßnahmen zu ergreifen.

Wie erfolgt die elektronische Verarbeitung von Rechnungen?

Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen erfolgt in der Regel über spezielle Softwarelösungen, die in der Lage sind, E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen.

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Akten Digitalisieren: Warum die Digitalisierung Ihrer Akten ein Muss ist

Akten Digitalisieren: Warum die Digitalisierung Ihrer Akten ein Muss ist

von | Okt. 11, 2024 | Allgemein, Digitalisierung

Akten Digitalisieren: Warum die Digitalisierung Ihrer Akten ein Muss ist

Die Digitalisierung von Akten und Dokumenten ist in der heutigen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Unternehmen und Selbstständige stehen vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Akten, Dokumenten und Ordnern effizient und sicher zu verwalten. Mit einem professionellen Scanservice können Unternehmen ihre papierbasierten Dokumente in digitale Formate umwandeln und somit von einer verbesserten Verfügbarkeit der Informationen profitieren. In diesem Artikel erfahren Sie, warum das Akten digitalisieren für Sie von großem Vorteil ist, wie der Prozess funktioniert und worauf Sie bei der Wahl eines Scandienstleisters achten sollten.

Artikelübersicht

 

1. Was bedeutet Akten digitalisieren?

2. Warum sollten Sie Akten digitalisieren?

3. Welche Dokumente können digitalisiert werden?

4. Wie funktioniert der Prozess des Akten scannens?

5. Was ist ein Scandienstleister und wann lohnt sich die Beauftragung?

6. Wie wählen Sie den richtigen Scanservice?

7. Wie wird Datensicherheit beim Scannen gewährleistet?

8. Was ist OCR und warum ist es wichtig bei der Digitalisierung von Akten?

9. Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

10. Fazit: Die wichtigsten Gründe, Akten digitalisieren zu lassen

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1. Was bedeutet Akten digitalisieren?

Beim Akten digitalisieren werden physische Akten, Ordner und Dokumente in digitale Formate wie PDF umgewandelt. Dabei werden die Papierdokumente durch Scanner erfasst, zu digitalen Dateien verarbeitet und können anschließend archiviert und verwaltet werden. Dieser Prozess ist besonders wichtig, um die Verfügbarkeit der Informationen zu erhöhen und Platz für die Archivierung zu sparen. Mit der Digitalisierung von Akten können Unternehmen nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch Zeit und Kosten sparen.

Die Digitalisierung von Akten umfasst z. B. das Scannen von Dokumenten in verschiedenen Größen wie DIN A4, DIN A3 oder sogar DIN A0. Je nach Anforderung können die gescannten Dokumente in Graustufen oder farbig erfasst werden.

2. Warum sollten Sie Akten digitalisieren?

Die Digitalisierung von Akten bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere für gewerbetreibende und Unternehmen. Akten digitalisieren hilft, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz im Büroalltag zu steigern. Papierdokumente nehmen viel Platz ein und sind häufig nicht gut organisiert, was zu langen Suchzeiten führt.

Mit digitalisierten Dokumenten sind die Informationen schnell und zuverlässig abrufbar. Sie können in einem DMS gespeichert werden, das eine strukturierte Ablage und eine einfache Suche nach Schlagwörtern ermöglicht. Außerdem trägt die Digitalisierung zum Umweltschutz bei, da weniger Papier verbraucht wird.

3. Welche Dokumente können digitalisiert werden?

Fast alle Arten von Dokumenten lassen sich digitalisieren, sei es Geschäftsunterlagen, Verträge, Rechnungen oder komplette Ordner. Besonders häufig werden Akten und Dokumente in DIN A4 und DIN A3 digitalisiert, aber auch größere Formate wie DIN A0 sind möglich. Professionelle Scandienstleister bieten die Digitalisierung in verschiedenen Formaten an, sodass individuelle Anforderungen erfüllt werden können.

Neben Standarddokumenten können auch sensible Dokumente, z. B. personenbezogene Daten, sicher digitalisiert werden. Dabei spielt die Aufbereitung der Dokumente eine wichtige Rolle, um eine vollständige und qualitativ hochwertige Digitalisierung zu gewährleisten.

4. Wie funktioniert der Prozess des Akten scannens?

Der Prozess des Akten Scannens beginnt mit der Vorbereitung der Dokumente, auch als “Entklammern” bezeichnet. Anschließend werden die Dokumente durch einen professionellen Scanner erfasst und in digitale Formate wie PDF konvertiert. Je nach Bedarf kann die Digitalisierung mit einer optischen Zeichenerkennung (OCR) kombiniert werden, um die gescannten Texte durchsuchbar zu machen.

Die gescannten Akten werden danach in einem DMS archiviert und können dort verwaltet werden. Dabei spielt die Indexierung eine entscheidende Rolle, da sie es ermöglicht, die gescannten Dokumente schnell wiederzufinden. Ein professioneller Scanservice stellt sicher, dass die Digitalisierung zuverlässig und in hoher Qualität durchgeführt wird.

5. Was ist ein Scandienstleister und wann lohnt sich die Beauftragung?

Ein Scandienstleister ist ein Unternehmen, das auf die Digitalisierung von Akten und Dokumenten spezialisiert ist. Scandienstleister bieten den Vorteil, dass sie über die notwendige technische Ausstattung und das Know-how verfügen, um auch große Mengen an Dokumenten schnell und zuverlässig zu digitalisieren.

Die Beauftragung eines Scandienstleisters lohnt sich besonders, wenn große Mengen an Akten digitalisiert werden müssen oder wenn eine fachgerechte Archivierung erforderlich ist. Sie sparen Zeit und können sicher sein, dass Ihre Dokumente professionell verarbeitet werden. Ein erfahrener Anbieter gewährleistet zudem die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten durch ISO-zertifizierte Prozesse.

6. Wie wählen Sie den richtigen Scanservice?

Bei der Auswahl eines Scanservices sollten Sie auf verschiedene Kriterien achten. Zunächst sollte der Anbieter über Erfahrung als reprografischer Fachbetrieb verfügen und eine Vertraulichkeits- und Datenschutzvereinbarung unterzeichnet haben. Zudem ist es wichtig, dass die Digitalisierung in gesicherten und überwachten Räumlichkeiten durchgeführt wird.

Ein guter Scanservice bietet Ihnen auch die Möglichkeit, ein individuelles Angebot anzufordern, das sich an Ihren spezifischen Anforderungen orientiert. Achten Sie darauf, dass der Service auch Scan on Demand anbietet, damit Sie bei Bedarf einzelne Akten schnell digitalisieren lassen können.

7. Wie wird Datensicherheit beim Scannen gewährleistet?

Die Datensicherheit ist beim Akten digitalisieren von entscheidender Bedeutung. Professionelle Scandienstleister stellen sicher, dass Ihre Dokumente in gesicherten und überwachten Räumlichkeiten verarbeitet werden. Zudem erfolgt die Digitalisierung unter Einhaltung von Datenschutzstandards, wie z. B. ISO-Zertifizierungen, die den sicheren Umgang mit sensiblen Daten garantieren.

Darüber hinaus sind viele Anbieter verpflichtet, eine Vertraulichkeits- und Datenschutzvereinbarung zu unterzeichnen, die die Sicherheit Ihrer Dokumente gewährleistet. Auf diese Weise können Unternehmen sicher sein, dass ihre digitalen Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

8. Was ist OCR und warum ist es wichtig bei der Digitalisierung von Akten?

OCR steht für Optical Character Recognition, also optische Zeichenerkennung, und ist eine Technologie, die gedruckte Texte in gescannten Dokumenten erkennt und digitalisiert. Mit OCR können die gescannten Texte in durchsuchbare PDF-Dokumente umgewandelt werden. Das erleichtert die Verwaltung und das Auffinden von Informationen in großen Dokumentenarchiven erheblich.

Die OCR Texterkennung ist besonders wichtig für Unternehmen, die regelmäßig große Mengen an Dokumenten scannen und digitalisieren. Sie sorgt dafür, dass die digitalen Dokumente effizient durchsucht und bearbeitet werden können, was die Effizienz der Geschäftsprozesse erheblich steigert.

9. Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht die strukturierte Ablage und Verwaltung von digitalen Dokumenten. Es hilft Unternehmen, gescannte und digitalisierte Akten effizient zu organisieren und jederzeit darauf zuzugreifen. Ein DMS bietet auch Funktionen wie das Indexieren von Dokumenten und die Integration von OCR, um die durchsuchbaren Inhalte weiter zu optimieren.

Mit einem DMS können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe automatisieren und eine bessere Kontrolle über ihre Dokumente behalten. Das spart Zeit und sorgt für eine höhere Effizienz bei der Verwaltung von digitalisierten Dokumenten.

10. Fazit: Die wichtigsten Gründe, Akten digitalisieren zu lassen

Das Akten digitalisieren ist ein wichtiger Schritt in Richtung digitale Transformation. Es spart Platz, reduziert Papierkosten und sorgt für eine effiziente Verwaltung Ihrer Dokumente. Hier sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

•Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Digitalisierung lassen sich Arbeitsabläufe deutlich beschleunigen und Lagerkosten reduzieren.

•Verbesserte Verfügbarkeit der Informationen: Digitalisierte Dokumente sind jederzeit und überall abrufbar, was die Produktivität steigert.

•Sicherer Umgang mit sensiblen Daten: Professionelle Scandienstleister sorgen für eine zuverlässige und sichere Verarbeitung Ihrer Dokumente.

•Vereinfachte Verwaltung durch DMS: Mit einem Dokumentenmanagementsystem lassen sich alle digitalisierten Dokumente strukturiert und durchsuchbar ablegen.

•Umweltfreundlichkeit: Weniger Papierverbrauch bedeutet einen geringeren ökologischen Fußabdruck.

Das Akten digitalisieren und die Nutzung eines Scanservices bieten viele Vorteile für Unternehmen und Selbstständige, die ihre Arbeitsweise modernisieren und zukunftssicher gestalten möchten. Warten Sie nicht länger und profitieren Sie von den Vorteilen der digitalen Aktenverwaltung!

 

Wichtige Fragen und Antworten:

Was bedeutet es, Akten digitalisieren zu lassen?
Wenn wir von Akten digitalisieren sprechen, meinen wir den Prozess, physische Dokumente in digitale Formate umzuwandeln. Das kann durch Scannen der Akten erfolgen, wobei die gescannten Dateien in Formaten wie PDF gespeichert werden. Der Vorteil? Du hast alles ordentlich und platzsparend auf deinem Computer oder in einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) und kannst die digitalisierten Dokumente einfach abrufen, ohne in alten Ordnern kramen zu müssen.
Warum sollte ich meine Dokumente digitalisieren lassen?
Das Digitalisieren deiner Dokumente hat einige Vorteile! Erstens, es spart Platz! Stell dir vor, all diese alten Ordner und Akten verschwinden einfach. Zweitens, die Digitalisierung von Akten macht es viel einfacher, Informationen zu finden und abzurufen. Und nicht zu vergessen: Die Datensicherheit erhöht sich, weil digitale Daten oft besser geschützt werden können als physische Dokumente.
Wie läuft der Prozess des Akten scannen ab?
Der Prozess ist in der Regel ganz einfach! Du bringst oder sendest deine Akten und Dokumente an den Scandienstleister. Dort werden die Akten dann mit einem hochwertigen Scanner digitalisiert. Oft gibt es verschiedene Optionen für Auflösungen, wie z.B. 200 dpi für normale Dokumente oder sogar hochwertigere Einstellungen für empfindliche Informationen. Nach dem Scannen bekommst du die digitalisierten Dateien in dem von dir gewünschten Format zurück.
Was sind die Vorteile der OCR Texterkennung?
OCR steht für Optical Character Recognition, was bedeutet, dass der Scandienstleister in der Lage ist, den Text auf den gescannten Dokumenten zu erkennen und in durchsuchbaren Text umzuwandeln. Das bedeutet, dass du deinen Inhalt nicht nur speichern, sondern auch nach bestimmten Begriffen suchen kannst. Super praktisch, wenn du große Mengen an Akten hast und schnell etwas finden musst!
Warum sind Metadaten bei der Digitalisierung von Akten wichtig!

Metadaten sorgen für eine systematische Archivierung und Strukturierung der digitalisierten Akten. Dies ist besonders bei großen Dokumentenmengen wichtig, um Ordnung zu schaffen und relevante Unterlagen schnell zuzuordnen. Unternehmen können mithilfe von Metadaten ihre digitalen Archive logisch und übersichtlich gestalten.

Was kostet die Digitalisierung der Unterlagen?

Die Kosten für die Digitalisierung von Dokumenten variieren stark und hängen von mehreren Faktoren ab. Zum einen spielen die Anforderungen des Kunden eine zentrale Rolle. Je nachdem, ob eine einfache Digitalisierung gewünscht ist oder ob zusätzliche Dienstleistungen wie OCR-Texterkennung, Indexierung oder Archivierung in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erforderlich sind, können die Preise unterschiedlich ausfallen. Auch spezielle Anforderungen, wie das Scannen von sensiblen oder vertraulichen Unterlagen, können den Preis beeinflussen.

Zum anderen ist die Art der Dokumente entscheidend. Akten in Standardformaten wie DIN A4 sind in der Regel kostengünstiger zu digitalisieren als großformatige Dokumente, wie Baupläne oder Zeichnungen in DIN A3 oder DIN A0. Dokumente mit ungewöhnlichen Formaten oder Materialien können den Aufwand ebenfalls erhöhen.

Ein weiterer entscheidender Faktor ist das Alter und der Zustand der Dokumente. Ältere oder beschädigte Unterlagen, die möglicherweise erst aufbereitet werden müssen (z. B. durch Entklammern, Reinigung oder Restaurierung), erfordern mehr Arbeitszeit und Sorgfalt, was die Kosten erhöhen kann. In solchen Fällen ist es wichtig, dass die Dokumente fachgerecht behandelt werden, um beim Scannen keine weiteren Schäden zu verursachen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Preise für die Digitalisierung von Dokumenten sehr unterschiedlich sind und stark von den spezifischen Anforderungen, der Art der Dokumente sowie deren Zustand abhängen. 

Scan-Kosten Vergleichsrechner

Vergleichen Sie die Kosten und den Aufwand zwischen dem eigenständigen Scannen von Dokumenten und der Auslagerung an einen professionellen Scandienstleister.

Eigenes Scannen

Berücksichtigt werden Personalkosten, Hardware-Abschreibung, Wartung, Qualitätssicherung und Nachbearbeitung.

Scandienstleister

Professionelle Dienstleister bieten standardisierte Prozesse, hochwertige Scan-Ergebnisse und rechtssichere Digitalisierung.

Vergleich der Hauptfaktoren

Berechnungsgrundlagen:

  • Scangeschwindigkeit intern: ~1000 Seiten/Tag pro Mitarbeiter
  • Qualitätskontrolle: ~15% der Scanzeit
  • Scanner-Abschreibung: 36 Monate
  • Indexierung: ~20 Sekunden pro Dokument
  • Durchschnittlicher Dienstleister-Preis: 0,08€ - 0,15€ pro Seite
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Digitale Personalakte: Struktur, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte – So gelingt die sichere Einführung!

Digitale Personalakte: Struktur, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte – So gelingt die sichere Einführung!

von | Okt. 10, 2024 | Digitale Personalakte, Digitalisierung

Digitale Personalakte: Struktur, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte – So gelingt die sichere Einführung!

Die Verwaltung von Personalakten ist ein zentrales Thema in jeder HR-Abteilung. Durch die fortschreitende Digitalisierung setzen immer mehr Unternehmen auf die digitale Personalakte. Diese bringt zahlreiche Vorteile wie eine bessere Übersichtlichkeit und eine platzsparende Archivierung. Doch sie stellt auch Herausforderungen in Bezug auf Struktur, Aufbewahrung und Datenschutz dar. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie eine digitale Personalakte richtig strukturieren, welche Aufbewahrungsfristen gelten und wie ein sicheres Berechtigungskonzept aussieht.

1. Struktur einer digitalen Personalakte

 

Die Grundlage jeder digitalen Personalakte ist eine übersichtliche und logische Struktur. Eine gut durchdachte Struktur ermöglicht einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen und sorgt dafür, dass alle Dokumente zentral gespeichert sind. Hier ist ein bewährtes Modell:

Hier ist ein bewährtes Modell:

1. Persönliche Daten

•Stammdaten, Kontaktdaten, Notfallkontakte, Ausweiskopien

2. Vertragsunterlagen

•Arbeitsvertrag, Datenschutzvereinbarungen, Zusatzvereinbarungen.

3. Gehaltsunterlagen

•Lohnabrechnungen, Steuerbescheinigungen, Sozialversicherungsmeldungen.

4. Arbeitszeit und Abwesenheiten

•Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Arbeitszeitnachweise.

5. Fort- und Weiterbildungen

•Teilnahmezertifikate, Weiterbildungsanträge, Schulungen.

6. Leistungsbeurteilungen und Feedback

•Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen, Feedbackbögen.

7. Disziplinarische Maßnahmen

•Abmahnungen, Gesprächsprotokolle, Vereinbarungen zur Konfliktlösung.

8. Betriebliche Altersvorsorge und Sozialleistungen

•Unterlagen zur Altersvorsorge, Versicherungen, sonstige Benefits.

9. Beendigungsunterlagen

•Kündigungsschreiben, Aufhebungsverträge, Zeugnisse.

Eine solch strukturierte digitale Personalakte sorgt für eine hervorragende Übersicht und ermöglicht einen effizienten Zugriff auf alle relevanten Dokumente.

Gerne können Sie sich unsere Vorlagen mit vier verschiedenen Aktenplänen kostenfrei herunterladen.

Unsere Musteraktenpläne

 

2. Aufbewahrungsfristen im Blick behalten

 

Warum ist die Unterteilung der digitalen Personalakte in einzelne Dokumente so wichtig? Aus zwei wesentlichen Gründen:

1. Dokumente unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen.

2. Ein Berechtigungskonzept legt fest, wer Zugriff auf welche Daten hat.

Die Aufbewahrungsfristen von Personalunterlagen richten sich nach gesetzlichen Vorschriften. Sie dienen dazu, Ansprüche abzusichern und Nachweispflichten zu erfüllen. Hier eine Übersicht typischer Fristen:


Übersicht der Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen 
Dokumentenart Aufbewahrungsfrist Rechtsgrundlage/Begründung
Persönliche Daten – Daten sind nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu löschen, sofern sie nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO).
Vertragsunterlagen 10 Jahre § 147 Abgabenordnung (AO): Verträge und Vertragsänderungen gelten als steuerlich relevante Dokumente.
Gehaltsunterlagen 10 Jahre § 147 AO: Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Sozialversicherungsmeldungen.
Arbeitszeit und Abwesenheiten 3-5 Jahre § 16 Mindestlohngesetz (MiLoG): Arbeitszeitnachweise sind für 2 Jahre aufzubewahren; Krankmeldungen und Urlaubsanträge für bis zu 5 Jahre zur Absicherung arbeitsrechtlicher Ansprüche.
Fort- und Weiterbildungen 2 Jahre nach Austritt Keine gesetzliche Frist, aber zur Dokumentation der Weiterbildung und Qualifizierung sinnvoll.
Leistungsbeurteilungen und Feedback 2 Jahre nach Austritt Keine spezifische gesetzliche Frist; sollten nach dem Verlassen des Mitarbeiters gelöscht werden, sofern keine Ansprüche bestehen.
Disziplinarische Maßnahmen 2-3 Jahre nach Vorfall Keine spezifische Frist; Maßnahmen wie Abmahnungen sollten nach angemessener Zeit aus der Personalakte entfernt werden, wenn sie ihre Relevanz verloren haben.
Betriebliche Altersvorsorge und Sozialleistungen 10 Jahre § 147 AO: Relevante Dokumente zur betrieblichen Altersvorsorge und anderen Sozialleistungen, sofern sie steuerlich relevant sind.
Beendigungsunterlagen 10 Jahre (Zeugnisse: 2 Jahre) Kündigungsschreiben und Abrechnungen: § 147 AO; Arbeitszeugnisse müssen in der Regel bis zu 2 Jahre nach Ausscheiden verfügbar bleiben.

 

Weitere Hinweise zur Aufbewahrung:

•Verjährungsfristen: Für viele Dokumente sind die allgemeinen Verjährungsfristen relevant, z. B. 3 Jahre gemäß § 195 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) für Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis. Daher sollten einige Dokumente (wie Krankmeldungen, Urlaubsanträge) über diesen Zeitraum hinaus aufbewahrt werden.

•Datenschutz und Löschung: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sollten personenbezogene Daten gemäß Art. 17 DSGVO („Recht auf Vergessenwerden“) gelöscht werden, es sei denn, sie sind weiterhin für die Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Pflichten erforderlich.

•Archivierungspflichten: Die Fristen für steuerlich relevante Dokumente sind besonders wichtig, da die Finanzbehörden in Deutschland eine Aufbewahrung von 10 Jahren für Dokumente verlangen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

 

3. Ein sicheres Berechtigungskonzept für die digitale Personalakte

 

Bei der Verwaltung digitaler Personalakten geht es nicht nur um die Struktur und Aufbewahrung, sondern auch darum, wer welche Daten einsehen darf. Hier kommt ein durchdachtes Berechtigungskonzept ins Spiel, das den Datenschutz gewährleistet und den Zugriff auf sensible Daten regelt.

Nutzergruppen und Zugriffsrechte

1. HR-Administratoren

•Vollzugriff auf alle Personalakten: Einsehen, Bearbeiten und Löschen.

•Verantwortlich für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und die Pflege der Akten.

2. HR-Mitarbeiter

•Zugriff auf Standardunterlagen: Einsehen und Bearbeiten von Dokumenten wie Urlaubsanträgen.

•Eingeschränkter Zugriff auf sensible Daten wie Gehaltsabrechnungen.

3. Führungskräfte

•Lesender Zugriff auf Unterlagen der eigenen Mitarbeiter: Zugang zu Leistungsbeurteilungen und Abwesenheiten.

•Kein Zugriff auf Gehalts- oder Krankheitsdaten.

4. Lohnbuchhaltung

•Vollzugriff auf Gehaltsunterlagen: Bearbeiten von Lohnabrechnungen und Steuerbescheinigungen.

•Kein Zugang zu Vertragsunterlagen oder disziplinarischen Maßnahmen.

5. Mitarbeiter (Selbstzugriff)

•Lesender Zugriff auf eigene Unterlagen: Zugriff auf eigene Verträge, Gehaltsabrechnungen und Urlaubsübersichten.

•Möglichkeit zur Aktualisierung von persönlichen Daten und Einreichung von Abwesenheitsanträgen.

6. IT-Administratoren

•Technischer Zugriff: Wartung der Systeme, jedoch ohne Einblick in die Inhalte der Akten.

Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen:

•Zugriffsprotokollierung: Jeder Zugriff wird protokolliert, um Transparenz zu schaffen.

•Regelmäßige Überprüfung der Zugriffsrechte: Anpassung der Rechte bei Abteilungswechseln.

•Mehrstufige Authentifizierung: Schutz durch Zwei-Faktor-Authentifizierung.

•Datenschutzschulungen: Regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter mit Zugriff auf Personalakten.

Fazit: Mehr Effizienz durch die digitale Personalakte

Eine gut strukturierte digitale Personalakte, die Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen und ein durchdachtes Berechtigungskonzept bilden die Grundlage für eine moderne und effiziente HR-Verwaltung. Mit der richtigen Strategie können Unternehmen ihre Personalakten sicher und transparent digital verwalten und gleichzeitig alle Datenschutzanforderungen erfüllen.

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